EXCEL 在财务管理中的应用
会计1212杨文强 120330367
在社会主义市场经济条件下，企业的理财环境不断发生变化，财务关系日趋纷繁复杂，财务分析的任务也日趋多样化。财务分析既要为国家宏观管理和企业微观管理提供信息，又要为企业的其他利益主体和投资者提供信息。在越来越讲求效率和注重成本的企业里，Excel在财务领域已得到了广泛的应用。EXCEL软件作为Microsoft公司开发的办公软件，是目前最佳的电子表格系统，他在财务管理中也发挥着巨大的作用，为财务管理工作着进行财务分析和财务管理方面的工作提供轻松快捷的平台，使财务管理工作向科学化和细致化发展。它的表格处理功能、绘图和图形处理功能以及拥有丰富的函数，还支持数学模型以及可使用外部数据的功能这些特点，正好满足了我们财务工作的需要，使财务工作者更加清晰明了的看到财务分析数据和更加快速的了解公司或者地域的财务状况以及经济形势，以便更快速准确地做出财务决策或者更加精确地做出财务预算。本论文从介绍EXCEL的含义和特征出发，到EXCEL在财务管理工作中的应用。
一、EXCEL定义
Microsoft Excel是办公室自动化中非常重要的一款软件，很多巨型国际企业都是依靠Excel进行数据管理。它不仅仅能够方便的处理表格和进行图形分析，其更强大的功能体现在对数据的自动处理和计算，Excel是微软公司的办公软件Microsoft office的组件之一，是由Microsoft为Windows和Apple Macintosh操作系统的电脑而编写和运行的一款试算表软件。直观的界面、出的计算功能和图表工具，再加上成功的市场营销，使Excel成为最流行的微机数据处理软件。
Excel中所提的函数其实是一些预定义的公式，它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。Excel函数一共有11类，分别是数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及用户自定义函数。
三角函数查询表二、EXCEL的功能
Excel 作为 Microsoft 公司开发的办公软件，是目前最佳的电子表格系统，已经被世界财经管理人员公认为卓越的信息分析和信息处理软件工具。它具有以下功能:
1.表格处理功能强大。Excel 是一个以表格方式处理数据的软件。它具有简便和灵活的制表功能，表格中数据一旦建立运算关系，就会自动刷新。
2.绘图和图形处理功能较强。 Excel的强大绘图和图形处理功能实现了表、图、文三者的结合，有利于管理人员进行决策。
3.拥有丰富的函数。Excel 提供了大量的函数，包括财务函数和统计函数，可进行复杂的数学计算、财务分析、统计等。此外，可对数据进行搜寻、排序、筛选、分类、统计、合并汇总、自动求和、求平均值、求最大最小值等，数据处理能力非常强大。.支持数学模型。
4.提供多样的分析工具和决策功能。Excel 支持数学模型，为财务管理和分析提供多样的分析工具和决策功能。
5.普及性强。Excel 是一个公共软件平台。非常普及。它是微软公司的主导产品之一，兼容性好，与其他软件的配合很好，生命力强。
6.可使用外部数据功能。Excel 可以读取和输出多种格式的数据文件，可以从很多数据源包括会计软件的数据库中引入数据，节省获取基础数据的时间。提高效率和减少错误。Excel
数据源的多样性加强了它在财务管理中的使用面和便利性。
三、EXCEL在财务管理中的应用
用友、金蝶等财务软件以及企事业其他信息系统的应用和普及,大大提高了中小企事业单位会计信息化程度,减轻了会计人员的负担,节约了财务成本。但实务工作者也发现,财务软件更偏重于会计账务的处理及标准财务报表的提供,而分析功能不足,未提供良好的分析工具,分析方法也不够灵活,其他信息系统更偏重于业务处理。这时就需要借助EXCEL等外部工具进行个性化的财务分析。
（一）财务分析数据库的构建
用EXCEL建立财务分析数据库时,可以充分发挥其灵活性,从各个维度、各个层次对企事业单位数据进行分析。尽管EXCEL2007已经解除了以前版本只能处理65 536行数据的限制,但是也要考虑到数据库如果过于庞大,运行速度会降低。因此,建立数据库时如果数据库偏大,可以将数据库拆分成几个小的数据库。
明确了数据库的构建目标后,就可以从不同地方收集财务分析数据。这些数据既可以从用友、
金蝶等财务软件获取,也可以从企事业单位的其他信息系统导入,如医院的HIS系统、药品管理系统、材料进销存系统等等。导入的数据既可以是用友等财务软件整个科目数据,也可以是固定资产数据等等。
财务软件和其他信息系统一般都有导出成EXCEL电子表格的功能,如果这些信息系统软件可以导出成分隔符区分的文本文件,也可以通过EXCEL中的分栏工具进行拆分。
1、基础数据字段整理。在进行基础数据整理时,经常会用到这些函数:
（1）时期处理函数。如根据日期提取年、月、周的数据:YEAR(),MONTH(),WEEK()。
（2）字符处理函数。如提取字符串中的某一内容:LEFT(),MID(),RIGHT()。字符串联结:CONCATENATE()。
（3）数据格式转换函数。如将数字强制转换成文本:TEXT()。
（4）逻辑判断函数。如条件判断:IF()。信息提取:ISNA(),ISTEXT()。
2、数据的归类。财务分析时经常会对数据进行分类,这时可以借助函数VLOOKUP()来实现。
如对食品进行分类时,可以首先建立一张字典表,然后在数据库里面在目标单元格输入函数vlookup()并设置函数参数,再对整个字段进行填充,就可以根据字段食品名称获取其对应分类了。
3、数据库的定义。数据收集整理完后,可以在EXCEL里形成一张表单(sheet),可将有数据的区域定义为一张表,并为之命名。本文以医院收入分析数据库为例,基础数据通过医院用友、HIS系统收集整理后,存放在一张名为“医疗收入”的表单内。这时先选择所有数据区域,点击右键,选择“命名单元格区域”,命名为如“数据表”。定义数据区域可以更方便地对数据库进行维护。
（二）财务数据的分析
数据库建立好之后,就可以充分利用EXCEL的数据分析挖掘工具,灵活方便地对数据进行分析。下面介绍几种常用的分析方法。
1、对比分析。建立的数据库如果包含了一段时期的数据并进行归类后,可方便地实现对比分析。这里面需要用到EXCEL的数据透视表工具,首先将光标定位到“数据表”,单击“插入数据透
视表”,并根据需要选择报表筛选字段、行标签、列标签字段以及值字段。在作对比分析时,应该在列标签选择时间字段,并选择需要进行对比的时间段。透视表建立后,可以通过报表等字段筛选数据的范围,例如既可以看全院收入,也可关注某一个或几个科室的收入分析。同时,在邻近单元格建立公式对数据进行比较分析。
2、趋势分析。趋势分析也是财务分析中的一个常用方法,分析人员可以从数据变化趋势看出数据的长期变化趋势及季节趋势等。用EXCEL建立趋势分析时,也要建立数据透视表并选择要分析的字段。作趋势分析时,可以辅以图片更能直观地进行分析。将光标定位在数据透视表内,单击“插入折线图”或其他图形模板,并调整图形格式就可以制作出专业的图表。
3、结构分析。结构分析可以看出数据之间的构成分析。在EXCEL里面作数据的结构分析时也可以通过建立数据透视表,选择要分析的数据字段进行分析。同时,还可以制作数据饼图等进行直观的观察分析。
（三）、财务分析数据库的维护与更新
财务分析数据库建立完成后,可以根据个性需求灵活地对数据进行抽取和分析。同时,这个
数据库也是可以动态更新的。更新数据库时,只需在数据表末端追加数据记录,数据库就会智能地将数据加入。当然,这个数据库也支持对以前数据记录进行修改,批量修改数据时可以使用EXCEL的批量替换功能;具备支持增加和删减字段的功能。修改数据库后,应确保增加的记录在数据表内可以通过扩大数据表区域来实现。同步更新数据透视表和数据图时,只需要在任意表内,单击“更新数据源”,则所有基于数据库的透视表和数据图都可以同步进行更新,操作非常方便。
从上述研究可以看出,EXCEL具备灵活、简便而功能强大的数据分析和挖掘功能,而基于EXCEL数据库的维护和更新也非常简单,财务人员通过简单的操作,就可以从各个维度、范围对财务数据进行深入的分析。当然,EXCEL还具备更多的数据分析潜能,需要财务人员在工作中发挥主动性和创造力,从而提高财务分析的效率和作用。
四、Excel应用实例及操作方法
1. Excel在工资运算中的应用
工资管理系统比较复杂而Excel可以克服以往的人工管理、统计与查询单一、管理效率低下
等问题；它可以对所需要的数据以表格形式显示，以报表形式打印，并为将来进一步扩充和发展工资管理系统奠定基础。通过设置企业工资管理系统，使企业的工资管理工作系统化、规范化、自动化，从而达到提高企业管理效率的目的。系统开发的总体任务是使办公人员可以轻松快捷地完成工资管理的任务。下面以工资核算作为实例来说明如何用Excel解决会计核算与管理中的问题。
1.建立好部门代码和人员类型代码表。为提高工资表数据录速度做准备为了在输人工资表数据中的部门名称、类别名称时能够利用Excel提供的VLOOKUP()函数加快数据的录入，预先建立代
码表。在新建Excel的表3.1工作表的A1：D4区输入部门代码、部门名称、类别代码、类别名称的信息，并将工作表重命名为“drab”。如图1所示：
表2.1
A | B | C | D | E | |
1 | 部门代码 | 部门名称 | 类别代码 | 类别名称 | |
2 | 1 | 办公室 | 1 | 生产人员 | |
3 | 2 | 财务科 | 2 | 管理人员 | |
4 | 3 | 一车间 | 3 | 工程人员 | |
5 | |||||
2.建立工资表，输入基本数据。在表3.2工作表中的A1：M1区域输入工资项目：职工姓名、部门代码、部门名称、类别代码、类别名称、基本工资、津贴、奖金、应发工资、所得税、房租水电、扣款合计、实发工资。从Excel工作表的第2行起可以输入各项目的工资数据。首先输入各职工的职工姓名、部门代码、类别代码、基本工资、津贴、奖金、房租水电这些必须输入的数据。部门名称和类别名称通过函数自动生成，其方法是在第一个职工的部门名称项目输入公式：“=VLOOKUP(b2，dmb!$A$2：$B$4，21”(b2为部门代码)，利用向下填充的功能复制此公式，这样部门名称会根据部门代码自动形成。类别名称公式的设置与此雷同。
表2.2
A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M |
职工姓名 | 部门代码 | 部门名称 | 类别代码 | 类别名称 | 基本工资 | 津贴 | 奖金 | 应发工资 | 所得税 | 房租水电 | 扣款合计 | 实发工资 |
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