单据的填写
销货合同(Sales Confirmation)
国际货物买卖合同一般金额大，内容繁杂，有效期长，因此许多国家的法律要求采用书面形式。书面合同主要有两种形式，即正式合同（CONTRACT）和合同确认书（CONFIRMATION），虽然其繁简不同，但具有同等法律效力，对买卖双方均有约束力。大宗商品或成交额较大的交易，多采用正式合同；而金额不大，批数较多的小土特产品或轻工产品，或者已订立代理、包销等长期协议的交易多采用合同确认书（亦称简式合同）。
无论采哪种形式，合同抬头应醒目注明SALES CONTRACT或SALES CONFIRMATION（对销售合同或确认书而言）等字样。一般来说出口合同的格式都是由我方（出口公司）事先印制好的，因此有时在SALES CONFIRMATION之前加上出口公司名称或是公司的标志等（我外贸公司进口时也习惯由我方印制进口合同）。交易成立后，寄交买方签署（countersign），作为交易成立的书面凭据。
在SimTrade中，买卖双方都可以起草合同，填写时只需将名称、地址等内容作相应变化既可。如合同由买方起草时，上方空白栏则填入进口商公司名称及地址，以此类推。
报表上方两行空白栏
为出口商公司抬头，须分别填写出口商的英文名称及地址。
如：GRAND WESTERN FOODS CORP.
Room2501, Jiafa Mansion, Beijing West road, Nanjing 210005, P. R. China
Messrs
详细填列交易对象（即进口商）的名称及地址。
在SimTrade中，进口商的详细资料请在“淘金网”的公司库里查询。
如：Dynasty Furniture Manufacturing Ltd.
3344-54th Avenue S. E.
Calgary, Alberta T2C OAS
Canada
No.
销货合同编号，由卖方自行编设，以便存储归档管理之用。
在SimTrade中，该编号已由卖方在起草合同时填入，单据中不能再更改。
Date
填写销货合同制作日期。
如：2005年2月18日，可以有以下几种日期格式填法：
1. 2005-02-18或02-18-2005
2. 2005/02/18或02/18/2005
3. 050218（信用证电文上的日期格式）
4. February 18, 2005或Feb 18, 2005
Product No.
填写货号，销货合同上应记明各种货物编号，以求联系沟通方便。
在SimTrade中，货号必须选择“淘金网”的“产品展示”里已有的商品编号。
Description
品名条款。此栏应详细填明各项商品的英文名称及规格，这是买卖双方进行交易的物质基础和前提。对商品的具体描述说明是合同的主要条款之一，如果卖方交付的货物不符合合同规定的品名或说明，买方有权拒收货物、撤销合同并提出损害赔偿。
在SimTrade中，商品的详细资料请在“产品展示”里查，可参考英文名称与描述部分。
如：CANNED SWEET CORN
3060Gx6TINS/CTN
Quantity
数量条款。本栏用于填写交易的货物数量，这是买卖双方交接货物及处理数量争议时的依据。不明确卖方应交付多少货物，不仅无法确定买方应该支付多少金额的货款，而且，不同的量有时也会影响到价格以及其他的交易条件。
为便于装运并节省运费，通常以一个20'或40'集装箱的可装数量作为最低交易数量。在SimTrade中，整箱货物交易数量的计算方法请参考在线帮助中“预算表的填写”里的基本计算部分。
Unit
货物数量的计量单位，应以适合该货物计量的单位为凖。
在SimTrade中，货物的计量单位在商品详细资料里已经注明，需要注意的是，此栏应填写销售单位而非包装单位。不同类别的产品，销售单位和包装单位不同，例如：食品类的销售单位是CARTON，钟表类的销售单位则是PC。
Unit Price
价格条款。这是买卖合同中必不可缺的重要组成部分，不仅直接关系到买卖双方的利益，而且与合同中的其他条款也有密切联系。在国际贸易中，通常由出口商根据成本通过往来函电报价给进口商，双方经过协商后确定此交易价格。
货物的价格，通常指货物的单价（Unit Price），是针对一个销售单位的货物而言。单价一般包括贸易术语、计价货币与单价金额等内容，分别就其填写说明如下：
1. 贸易术语：请填于上方空白栏中，填写格式为：FOB后加“启运港"或"出口国家名称"；CFR或CIF加"目的港"或"进口国家名称"。
2. 计价货币与单价金额：依双方约定填写。其中选择计价货币时需参考SimTrade中“淘金网”里银行页面的外汇币种与汇率。
如：CIF Canada（或CIF Toronto）
USD 18.75
Amount
列明币种及各项商品总金额（总金额＝单价×数量）。
注意：此栏应与每一项商品相对应。
Total
货物总计，分别填入所有货物累计的总数量和总金额（包括相应的计量单位与币种）。
Say Total
以文字(大写)写出该笔交易的总金额，必须与货物总价数字表示的金额一致。
如：U.S.DOLLARS EIGHTY NINE THOUSAND SIX HUNDRED ONLY。
Payment
支付条款。它规定了货款及其从属费用的支付工具、支付方式等内容，与价格条款一样往往成为买卖双方在交易磋商时的焦点。
支付方式有许多种，SimTrade中选用了其中四种最常用的方式：L/C（信用证）、D/P（付款交单）、D/A（承兑交单）及T/T（电汇）。请首先选择其中一种，再将支付条款的具体要求写在后面。
如：By a prime bankers irrevocable sight letter of credit in sellers favor for 100% of invoice value.(全部凭银行所开发不可撤销即期信用状付款，以卖方为受益人。)
Packing
包装条款。一般包括包装材料、包装方式和每件包装中所含物品的数量或重量等内容，是合同的必要组成部分。
在SimTrade中，可参考商品详细资料里的包装说明。
如：3060Gx6Tins per carton. Each of the carton should be indicated with Product No., Name of the
Table, G. W., and C/NO.
Port of Shipment
填写启运港名称，为中国港口之一。
在SimTrade中，内陆港口的名称可在"淘金网"中运费查询页面中的"国内港口"里查。
Port of Destination
填写目的港名称，通常已由买方在双方签订合约之前的往来磋商函电中告知卖方。
Shipment
装运条款。包括装运时间、装运港或装运地、目的港或目的地，以及分批装运和转运等内容，有的还规定卖方应予交付的单据和有关装运通知的条款。
如：All of the goods will be shipped from Shanghai to Toronto before July 20, 2003 subject to L/C reaching the SELLER by the early of June, 2003.Partial shipments and transhipment are not allowed.
（所有货物2003年7月20日前装运，从上海港运往多伦多港，但以信用证6月初以前送达卖方为条件。不许分批装运，不许转运。）
Shipping Mark
运输标志，也称装运唛头，可以是图案、文字或号码。如没有唛头应填"No Mark"或“N/M”。
如：CHAB (货品名称)
ABU DHABI (进口商所在国家)
C/NO. 1-100 (集装箱顺序号和总件数)
MADE IN CHINA (货物原产地)
Quality
质量条款。这是对商品的质量、等级、规格等的具体规定，是买卖双方交接货物时的品质依据，同时也是商检部门在进行检验、仲裁机构或法院在解决品质纠纷时的依据。
如：As per samples No.MBS/006 and CBS/002 submitted by seller on April 12, 2003.（如同卖方于200
3年4月12日所提供，编号MBS/006及CBS/002的样品。）
Insurance
写明保险条款。在FOB、CFR条件下，由买方投保，此栏可写“Insurance effected by buyer”。在CIF条件下，由卖方投保，应具体载明投保的险别、保险金额、保单类别、适用条款、索赔地点及币种等事项。
在SimTrade中，保险条款请在“淘金网”的“保险费”页面查询。
如：The SELLER shall arrange marine insurance covering ALL Risks bearing Institute Cargo Clauses (ALL Risks) plus institute War Clause (Cargo) for 110% of CIF value and provide of claim, if any, payable in U.A.E. with U.S. currency.（卖方应投保协会货物条款(全险)并加保协会战争险条款(货物)，保险金额按CIF金额的110%计算，索赔时在阿拉伯联合大公国以美金支付。）
Remarks
备注。外贸公司多使用格式化的合同，难免有需要改动和补充之处，有特殊规定或其他条款可在此栏说明。
如：Unless otherwise specified in this Sales Confirmation, all matters not mentioned here are subject to the agreement of the general terms and conditions of business No. CD-101 concluded between both parties.
Manager Signature (BUYERS)
进口商公司负责人签名。上方空白栏填写公司英文名称，下方则填写公司法人英文名称。
Manager Signature (SELLERS)
出口商公司负责人签名。上方空白栏填写公司英文名称，下方则填写公司法人英文名称。
货物出运委托书
一般说来，从出口业务人员的角度来看，出口托运是从租船订舱或是委托出运开始的。
首先，外贸业务人员应根据信用证规定的最迟装运期及货源和船源情况安排委托出运。一般情况应提前5天左右或更长，以便留出机动时间应付意外情况发生。
接下来，填具货物出运委托书或是其他类似单据，办理委托代理租船订舱事宜。如果外贸公司本身开展
托运业务，则需填具海运出口托运单、集装箱托运单等。如果外贸公司本身不办理运输业务，则可委托代理订舱，填具货物出运委托书。
货物出运委托书的填写和托运单的有关栏目相同，填写时中英文结合，个别栏目依出口货物不同而异。因此，各公司在印制自己使用的此类单据时，稍有变化，但大体内容基本一致。
日期
委托出运日期。
托运人
填写出口公司中文名称及地址(信用证受益人)。
抬头人
即提单上的抬头人，将来船公司签发的提单上的相应栏目的填写会参照委托书的写法。
如：信用证方式下：
(1) 来证要求：“Full set of B/L made out to order”，提单收货人一栏则应填“To order”。
(2) 来证要求：“B/L issued to order of Applicant”，此Applicant为信用证的申请开证人Big A. Co.，则提单收货人一栏填写“To order of Big A. Co.”。
(3) 来证要求：“Full set of B/L made out our order”，开证行名称为Small B Bank，则应在收货人处填“To small B Bank's order”。
通知人
填写信用证规定的提单通知人名称及地址，通常为进口商。
合同号
填写相关交易的合同号码。
运输编号
出口商自行编制用于外运的编号，多数出口商直接以发票号作为运输编号。
银行编号
开证行的银行编号，在与开证行的业务联系中必须引用该编号。在SimTrade中可不填。
信用证号
填写相关交易的信用证号码，如非信用证方式则不填。
开证银行
根据信用证填写开证银行，如非信用证方式则不填。
付款方式
按出口合同所列的付款方式填写。如：L/C。
贸易性质
即贸易方式，共分为7种：一般贸易即正常贸易，寄售、代销贸易，对外承包工程，来料加工，免费广告品、免费样品，“索赔”、“换货”、“补贸”和进口货退回。在SimTrade中货物都为"一般贸易"方式。
贸易国别
填写贸易成交国别(地区)，即进口国。如果通过我国驻港机构与他国成交，应填香港。
运输方式
按实际填写如海运、陆运、空运等方式。
消费国别
3060 ti填写出口货物实际消费的国家(地区)，通常为进口国。如无法确定实际消费国，可填最后运往国。
装运期限
按出口合同或信用证所列填写。
出口口岸
填写货物出境时我国港口或国境口岸的名称，按合同或信用证所列填写。若出口货物在设有海关的发运地办理报关手续，出口口岸仍应填写出境口岸的名称。
有效期限
按信用证所列填写。信用证的有效期限是受益人向银行提交单据的最后日期。受益人应在有效期限日期之前或当天向银行提交信用证单据。
目的港
填写出口货物运往的最终目的港，按合同或信用证所列填写。最终目的港不得预知的，可按尽可能预知的目的港填报。
可否转运、可否分批
按出口合同或信用证所列填写。如果允许分批或转运，则填“是”或“YES”或“Y”，反之，则填“否”或“NO”或“N”。
运费预付、到付
如CIF或CFR出口，一般均在运费预付栏填“是”或“YES”或“Y”字样，并在到付栏填“否”或“NO”或“N”，千万不可漏列，否则收货人会因运费问题提不到货，虽可查清情况，但拖延提货时间，也将造成损失。如系FOB出口，则反之，除非收货人委托发货人垫付运费。
标志唛头
照合同规定填写。唛头即运输标志，既要与实际货物一致，还应与提单一致，并符合信用证的规定。如信用证没有规定，可按买卖双方和厂商订的方案或由受益人自定。无唛头时，应注“N/M”或“No Mark”。如为裸装货，则注明“NAKED”或散装“In Bulk”。如来证规定唛头文字过长，用“/”将独立意思的文字彼此隔开，可以向下错行。即使无线相隔，也可酌情错开。
货名规格
填写货物描述。
件数、数量
分别填写货物的外包装数量与销售数量。比如“370 CARTONS”、"7400 PC"。