英语商务邮件用语!工作人士都收藏好吧~~
开头称呼
一般来说,开头奠定了整个邮件的基调。
如果你知道对方的名字,且比较亲密,就用Dear/Hi开头,比如写给David,稍微正式一点、写给老板,需要请求人协助Dear David,轻松一点用Hi David。
如果知道对方名字,且不太熟悉,则需要Dear Mr.Wang这样子,注
意对女士,除非人家自我介绍过用Mrs. (夫人,已婚,后加丈夫的姓)或者Miss(小,未婚,后面加自己的姓),请用Ms.(女士,不知
道人家婚否),最保险。注意哦,在英语商务邮件中,就算对总经理
之类的高层都不用Dear Manager之类的,一般都直接称呼名字,当然
具体情况具体分析。
如果不知道对方的姓名,比如写给一些邮箱前缀是info,events,hr
这样子的,就能够用一句To whom it may concern(致相关人士)。
如果有时候要发给很多人,三个及三个以内用对方的名字,DearJane, David and Michael,一般女士的名字放在前面,或者统一按照资历排。三个收件人以上的,就不要在那边码名字了,人家看着也累,就直接Dear all,或者Dear colleagues / friends,用统一的称呼就好。
开头问候/自我介绍
称呼后面就是问候和自我介绍。如果经常邮件来回,这部分就没有必要。如果第一次对接对方的部门,就一定要热情地作自我介绍: I am Stella Liang,marketing assitant fromxx, writing to confirm with you……这里要把写邮件的目的或者以后要往来沟通的方面都说
一下。
英语邮件怎么称呼editor如果不是特别正式的邮件,能够轻松一点问候和自我介绍:Warmgreetings from Stella,marketing assitant from xx (部门/
公司等,无缝连接自我介绍)。如果正巧遇上节假日,不管轻松否的邮件都能够来一句:Warmgreeting for your New Year of 2017。还有一个句式,I hope myemail finds you a nice day / a nice beginning of New Year 2017.
如果刚刚是公众节假日或者对方的年假回来,也能够加一句:Ihope you had a nice annual holiday. 提示一下人家美好的假期,说不定看邮件的心情会好很多哦。
正文主干内容
正文的主干,整封邮件的核心,我用以下几个类型分段说明。
<;向老板作报告:
工作中向老板做工作内容,成果等报告的情况很普遍,这关系到老板对自己工作的满意度,直接影响年终奖和升职加薪。老板时间宝贵,客套的话也不用太多,也一定不能啰嗦,直接切入主题为好。相信大家都会为老板准备了很多精彩的内容,这时候,一般是有对应的PPT,Excel / Word文件的,这个作为附件就好,邮件正文中只要附上概要就行。
比如,向老板报告最近一周的销售:During thelast week, our team achieved well wth the target, 25 million and had a greatscale growth of 8%. Please see below the sales by customers.
这里附上截图更好。附送小技巧:Excel做出的数据报告,一般都需要一页汇总,如果不是很长,能够直接选中复制,然后在outlook中以图片作为粘贴,这样的粘贴不容易被随意改变格式,美观性更好;注意图片不要太大,能够选中图片之后压缩。
附上图片之后再用文字简短说明一下,然后引入到附件:Formore details,please refer to the attachment / the belowreport.