智慧档案管理系统的应用研究
摘 要
维护档案的完整与安全既是整个档案工作中必须始终遵循的基本要求，也是档案工作各个业务环节的共同任务。现代化的智慧档案管理系统的建设可以实现智能自动化，实现人防、物防、技防的安全管理模式，实现馆藏环境智能化、系统运行智能化以及库房管理工作的智能化。
关键词  智慧档案  RFID
1、引言
“十四五”时期是我国开启全面建设社会主义现代化国家新征程的第一个五年，也是推进档案事业转型发展、高质量发展，实现由档案大国向档案强国历史性转变的关键时期。中央办公厅、国务院办公厅印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》提出在“三个体系”的基础上增加“档案治理体系”，是推动档案事业高质量发展的基本动力和重要保障。随着城市的建设和发展，信息技术环境发生很大变化，档案数量将急速增长，档案类型将更多、更复杂，而利用智慧化、数字化手段可以实现档案利用者对档案的高效利用。
2、概念和类型
智慧档案管理系统，是基于传统档案馆和数字档案馆管理的基础，在OCR识别、RFID等技术的基础上，采用微服务技术架构，结合区块链技术、分布式存储技术、大数据分析技术、人工智能技术、知识图谱技术、数据孪生技术，为智慧型数字档案馆的建设提供技术支撑，从而实现档案由“纸质化-数字化-数据化-信息化-知识化”的全过程管理。其中RFID智慧档案管理系统是最常用且具性价比的技术手段。
微服务项目技术架构
智慧档案整体布局
3、RFID智能档案管理系统
RFID智能档案管理系统由三部分组成，核心硬件（包括RFID无源电子标签、档案加工设备、安全门禁、智能盘车等）、系统平台（包括档案加工系统、安全监控系统、智能盘点系统、可视化监控平台，以及第三方数据接口服务）、硬件中间件（包括RFID数据采集、工业级交换机、机柜、PC机、服务器、不间断电源等）。
RFID智能档案管理系统按生命周期管理分为“收、管、存、用”四部分。
RFID档案流转结构
第一部分是接收：在档案创建时，为每一卷档案粘贴一个RFID电子标签，通过RFID档案加工装置，实现电子标签与档案的唯一关联。
第二部分是管理：档案需要在规定期限内将档案交接给档案管理部门，通过RFID档案交接仪实现档案快速交接，并归档。
第三部分是保存：档案的保存包括使用智能盘点车实现档案的上架、盘点与查；安全门禁则进行档案的自动出库与入库，实现档案的安全监控；可视化监控平台全程监控RFID设备运行状态、库房温湿度、实时视频等信息。
第四部分是利用：使用馆员工作站，实现档案的快速借阅、归还等功能；可视化监控平台，则全程监控档案的状态（如外借档案数量与超期提醒，结案待归档档案数据与超期提醒等）。
在软件平台方面，RFID智能档案管理系统软件平台可分为8个小系统，各子系统通过搭配专业的硬件设备运行。系统包括：
标签转换系统：实现实物档案与RFID档案标签关联；
馆员工作站系统：实现档案的借阅、归还、查询等功能；
安全监测系统：实现档案的自动出入库、档案安全监测等功能；
智能盘点系统：实现档案的上架、顺架、盘点、查询等功能；
手机APP系统：通过手机端应用，实现库房情况、档案情况的随时随地了解，实现档案管理空间、时间的延伸；
RFID档案查询系统：实现档案查询、三维导航定位；
可视化平台：实现档案状态、设备状态的可视化监控。
4、结论
新形势下各类业务系统产生的档案数据具有及时、广泛、数据量大、内容繁杂的特点。智慧档案管理系统这一理念的提出得益于大数据技术的迅猛发展，档案数据仓库在大数据风暴中
的作用日益凸显，纵观全国，各级档案部门在数字档案馆和档案数字化建设中不断取得成果，其发展方向已经自觉或不自觉地朝着大数据、智慧化迈近。因此，建设智慧档案管理系统，在中国未来档案管理的发展中具有很好的发展前景。
参考文献 
1、陈新, 杨桂明. 智慧时代的电子档案管理系统[J]. 信息记录材料, 2019, 20(12):4.
2、徐寅初. 基于物联网技术的智慧档案管理系统[J]. 新型工业化, 2020, 10(2):5.