EXCEL在档案管理工作中的应用
作者：郭昱伶
来源：《办公室业务（上半月）》 2016年第7期
    文/白银矿冶职业技术学院 郭昱伶
    【摘要】Excel办公软件在当前的企业档案管理中具有非常重要的作用，它能大大提升档案管理工作效率，节少人力及时间，在企业办公中具有非常好的应用空间。
    【关键词】Excel；档案管理；应用
    一、Excel档案管理的应用分析
    Excel软件是一种常见的表格办公软件，它是一种多功能的表格，操作比较简单，能够在短时间内生成不同格式的表格，并且能够对各种数据进行快速的处理，具有较好的实用性。
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    （一）利用Excel表格输入档案。1.工作表的编写：利用Excel表格能够根据企业的实际情况分类编写档案工作表。可以对单位的地方、时间、分公司等内容分类进行编写。2.分类输入数据：对于企业的档案来
说，我们必须要严格根据相关的日期、编号以及相关的内容进行分类，然后对数据进行输入整理，利用计算机网络技术能够快速查询各种数据。
    （二）利用Excel表格查档案。1.利用Excel表格软件中的查来实现数据的快速查；在表格的菜单栏中到“编辑”，下拉到其中的“查”功能，单击该菜单能够获得对话框，然后在相应位置输入需要的词语即可完成查。比如，在该表格中输入单位的某个人的姓名，即可快速地获得这名员工的相关信息。2.可以利用相关的信息记录来进行查；Excel表格的数据记录是指通过相关的数据记录对表格中的所有数据进行一一的筛选，能够在较短的时间内将符合条件的信息全部显示处理（本数据库的内容）。首先，通过菜单栏中的“数据”栏，下拉到“记录单”，单击该菜单功能后，能够获得“本库类”的对话框。然后选择记录单当中的“条件”菜单，对该对话框中的文字进行修改，输入需要查的文字，记录单的查一栏输入完成后，点击“下一条”，记录单能按照顺序显示出搜索的相应数据信息。持续单击下一条可以一直搜索，一直到所有信息搜集完成。对于返回来说，我们可以通过上一条来实现。在数据搜索完成后，直接点击关闭即可，就能够退出数据记录查，不会对表格本身造成任何影响。3.Excel表格的筛选功能；我们可以采用Excel表格对所有数据信息进行筛选，选择符合条件的信息来进行显示。首先，打开Excel表格后，单击任意的单元格，到菜单栏当中的数据功能，通过下拉选择其中的“筛选”功能，然后选择“自动筛选”，这样，Excel表格中的每个单元格的数据右上角均会出现下拉箭头。我们利用鼠标点击右上角的下拉箭头，然根据筛选方式菜单中的自定义功能，我们可以在对话框中输入相应的数据信息进行查，最后单击确定即可获得想要得到的信息。
    二、Excel表格的档案管理工作中的应用实例分析
    （一）数据库的建立。首先，我们要在Excel表格中到文件功能，然后新建工作簿。在建立新的工作簿之前，要对相关的菜单进行设置，包括字体、字段、长度等等因素。在该设置当中，字段名字必须要设置在表格中的第一行，字段名字设置完成后，利用列表对字段的列进行调整，可以在格式中利用数字来进行表格的标签，对于字段类型来说，通过分类进行来对字段的类型进行调整，如果属于数字，我们可以通过“数字”菜单来对数字进行分来整理，在“小数点”中对字段的类型进行调整，一般都设置为0。对于字段的长度来说，我们在该列的第二行进行输入，一般输入9的字符，在字符输入完成后，要对整行单元格的列宽进行调整。在相关的格式调整完成后，我们按照企业的规定，对相应的输入内容按照一定的顺序进行编排输入，比如，数值、文本、责任人、内容、日期等等一系列的填写要素进行输入。输入完成后，在“文件”当中对输入的信息进行保存，同时根据输入的内容填写文件名，保存到制定文件夹中，避免文件的丢失，这样一个完整的数据库就创建完成了。
    （二）目录的编辑。我们可以利用Excel表格来对企业目录进行编写，首先要参照一定的标准来对格式进行调整。通过页面设置来对纸张大小、列宽等做出调整。将列宽以及纸张大小设为固定值。然后，对顺序号、责任人、日期、页号等等每列的填写内容调整列宽的固定值。接下来，单击表格的行高设置，输入固定的行高。
    在表格中的各项数据设置完成后，对各项内容进行检查，包括设置的各种数值确保准确无误后，点击文件的打印预览，然后在设置菜单中查页面的编辑菜单，对表格的页眉、页脚等内容进行设置修改。在内容调整完成后，需要注意的是，必须要对版心、宽度等进行适当的调整，保证Excel表格能够整个在一个界面当中，并且表格必须要留出一定的装边空间，表头也要适当的留出一定距离，保证Excel表格的整体美观。
    三、总结
    计算机网络技术的发展，也使我们的工作得到了极大的改善，各种办公软件层出不穷，这也使得我们的工作变得更加细化。Excel表格在档案管理工作当中的应用大大节省了工作的时间及人力，提高了工作的效率。为此，我们需要积极提升自我，努力掌握该软件的一些使用技巧，将其应用到档案管理工作当中，在解放劳动力的同时，提高档案管理工作的质量。
    【参考文献】
    [1]吴闽泉.Excel在人事档案管理中的应用[J].科技创新导报,2010(14).
    [ 2 ]王伟.用Exc e l函数实现人事资料管理[J].实验室科学,2008(2).
    [3]席小艳,孙阿萍.Excel在档案管理工作中的应用[J].陕西档案,2005(4).