Excel在财务会计课程教学中的应用
［摘要］ 财务会计课程是本科阶段的一门重要的专业基础课程，在课程中需要经常展示和使用会计凭证、会计账簿与会计报表等内容。传统的教学方式不能清晰表达凭证、账簿、报表信息之间的内在联系，导致学生对这些内容没有一个形象系统的认识；而利用Excel表格仿真制作出课程中需要的一些凭证、账簿，可以使学生自己动手模拟会计循环，进而加强课程的趣味性和实用性，实现更好的教学效果。
［关键词］ 表格制作免费软件会计教学； Excel； 仿真
一、引言
目前，Ｅｘｃｅｌ凭借其经济、实用的特点，在中小企业会计实践中的应用已经非常普遍，但是在会计教学上使用较少，这方面的研究也相对较少。传统会计教学使用ＰＰＴ演示、教师板书等方式，但由于会计课程的教学具有其特殊性，涉及较多的凭证、账簿等内容，简单地采用传统教学方法不能满足教学的需求，学生需要更直观地了解会计循环过程。当前会计课程教学面临的困难主要有两个方面：一是会计凭证、会计账簿等会计信息载体展示困难，二是会计学
基础技能操作的讲解与实务脱节，造成学生理解困难［１］。而使用Ｅｘｃｅｌ仿真制作会计课程中所涉及的一些表格可以为学生构建一个比较完整的会计课程轮廓。利用Ｅｘｃｅｌ的强大功能编制仿真表格，能够使学生深入了解会计学的实质。
Ｅｘｃｅｌ在财会教学中的应用可以在一定程度上解决教学上的困难，但对于具体实现的方法还需要进行系统的研究，本文就如何应用Excel实现仿真凭证和账簿进行探讨。
二、制作仿真凭证
（一） 界面制作
Ｅｘｃｅｌ是一款功能强大的办公软件，现在常使用的是２００３版和２００７版，本文主要是使用Ｅｘｃｅｌ ２００３版，２００７版可以参考使用。
凭证主要包括付款记账凭证、收款记账凭证、转账记账凭证，或使用统一的“通用记账凭证”。这些凭证的结构相差不多，只是存在一些结构上的差别。
下面以收款记账凭证为例说明界面的制作方法。收款记账凭证的结构一般分为3部分：表头、表格主体和表底。图１是基于Ｅｘｃｅｌ平台制作的收款记账凭证。
１． 表头的设置
表头“收款凭证”的实现方法主要是合并单元格，输入文字后，居中并右键设置单元格格式，打开边框选项卡，线条样式选择双线条框，颜选择红，边框选择文本的下面，其余3面点空。日期的设置方法是：点击日期所在的单元格，右键设置单元格格式，选择数字选项卡，在分类一栏里选择自定义，在类型一栏里选择“＂ｙｙｙｙ＂年＂ｍ＂月＂ｄ＂日＂”一项，点击确定，这样就可以在这个单元格里手动添加日期。借方科目的设置方法是：点击其后的单元格，选择数据—有效性，在“允许”处选择“序列”，“数据”选择“介于”，在来源处填写“库存现金，银行存款”。这样设置的结果是当点击此单元格时，会出现下拉菜单供用户选择（如图２所示）。
２． 表格主体的设置
表格的主体就是利用Ｅｘｃｅｌ表格进行适当的单元格合并，行列调整，达到仿真的效果。表头部分输入的文字部分对齐方式选择居中即可。需要注意的是，表格主体部分的表格线是红的，设置方法是点右键，选择设置单元格格式，选择边框选项卡，颜选择红，将边框的文本四周的边框线都选上，即可达到相应的效果。
在会计学中，结算方式包括现金支票、转账支票、本票、汇票等方式，所以采取下拉菜单的方式供用户选择。方法与设置借方科目的方法相同，点击要设置的单元格，在菜单栏中选择数据—有效性，在有效性条件的“允许”栏目中选择“序列”，“数据”选择“介于”，在“来源”处填写“＝结算方式”，这里利用的是Ｅｘｃｅｌ自带的会计函数。其余一些具有固定输入的单元格也可以做这样的设置。
３． 表底的设置
４． 单元格的锁定与保护
由于会计中的一些凭证都是原始单据，不能随意改变，所以在使用之后，要注意锁定表格，使其不能被其他人肆意修改。方法是选中要锁定的区域，点击右键，选择设置单元格格式，点击保护选项卡，将锁定前的单选框选中。另外，建议使用保护工作表的方式保护整个工作表，让它变成“只读”的；也可以让部分区域可以编辑，让部分操作可以进行［２］；还可以让特定的人只能编辑特定的区域。方法是在菜单栏中选择工具—保护工作表，在弹出的对话框中填写密码，同时勾画对话框中相应的设置以实现相应的功能。
（二） 功能实现
１． 数据的输入处理
由于设计好的仿真凭证（如图１所示）里的金额一栏细分为亿、千、百、十、万、…、分等各列，数据填写很不方便，所以另外设计一个相似的便于填写金额［３］的凭证，如图３所示。   
在图３这个凭证里填写的数据可以自动转到图１中的仿真凭证中的相应位置。实现的方法是：将表１和表３在一张工作表中制作，表１和表３除了“金额”这一项之外都是相同的，两个表每个栏目下的单元格都是对应的。在制作表１时，在与表３相对应的单元格的编辑栏里写上“＝‘表３中单元格的代号’”。例如：表１中摘要栏目下的第一个单元格的代号是“Ｃ６”，而其在表３中摘要栏目下对应的单元格是Ｓ６，就在C６的编辑栏中输入“＝S６”，这样就可以保证在表３的S６中输入的内容可以自动转到表１的C６中。
２． 数据的转换处理
这里存在两个比较难的技术问题。第一，如何把表３中一个单元格里的数据转换成表１中若干个单元格中的数据，并且相互对应。第二，当表３中的合计金额单元格填入数据后如何转
换成相应的大写汉字。这两个问题的解决方法需要运用多个复杂函数，采用分支结构的逻辑思路解决。另外为了保持凭证的美观，会采用一些隐藏的单元格，而这些隐藏单元格中的数据都是作为函数的参数来实现功能的。下面给出这两个问题的解决方法［４］：
对于第一个问题，可以在表１中金额部分每个单元格里输入函数，例如在金额“分”所对应的单元格中可以输入“＝ＩＦ（￥Ｌ６＝０，＂＂，ＭＩＤ（ＲＥＰＴ（＂ ＂，１１－ＬＥＮ（ＦＩＸＥＤ（￥Ｌ６*１００，０，ＴＲＵＥ）））＆ＦＩＸＥＤ（￥Ｌ６*１００，０，ＴＲＵＥ），ＣＯＬＵＭＮ（Ｋ１），１））”。其中“Ｌ６”是表３中输入金额的单元格代号，“Ｋ１”就是一个隐藏单元格。其他金额部分解决方法类似，这里就不赘述。
对于第二个问题，主要是利用ＩＦ函数，表３中出现大写汉字的单元格里输入：“＝ＩＦ（Ｃ１９＜＞０，ＮＵＭＢＥＲＳＴＲＩＮＧ（Ｃ１９，２）＆＂元＂，＂＂）＆ＩＦ（ＡＮＤ（Ｅ１９＝０，Ｉ１９＝０），＂＂，ＩＦ（Ｃ１９＜＞０，ＩＦ（Ｅ１９＜＞０，ＮＵＭＢＥＲＳＴＲＩＮＧ（Ｅ１９，２）＆＂角＂，＂零＂），ＩＦ（Ｅ１９＜＞０，ＮＵＭＢＥＲＳＴＲＩＮＧ（Ｅ１９，２）＆＂角＂，＂＂）））＆ＩＦ（Ｉ１９＜＞０，ＮＵＭＢＥＲＳＴＲＩＮＧ（Ｉ１９，２）＆＂分＂，ＩＦ（ＡＮＤ（Ｃ１９＝０，Ｅ１９＝０），
＂＂，＂整＂））”。其中“Ｃ１９”、“Ｅ１９”、“Ｉ１９”都是隐藏单元格，这样就可以在不影响表格美观的同时，实现数据处理功能。
三、制作仿真账簿
（一） 界面制作
１． 单元格的处理
仿真账簿的制作和凭证的制作方法类似，首先也是观察整个账簿页面的结构，根据Ｅｘｃｅｌ表格的特点进行合并，调整行高和列宽。需要说明的是，账簿中的借方、贷方、金额等部分都是一些细小的单元格，这些单元格的处理方法是：先把所需的单元格全部选中，然后选择格式—列宽，在弹出的对话框中填写适当的数字，即可把这些单元格统一调成相同的列宽，这样看起来既美观又能达到仿真的效果。对于行高也是相同的做法：选中所有需要调整的单元格，选择格式—行高，在弹出的对话框中填写恰当的行高，这样就可以实现所有单元格的统一格式了。
２． 文字输入的处理
对于输入的文字，在单元格里输入时都是横向的，如果想使文字竖向显示，如图３中的“凭证号”、“核对号”、“借或贷”就是这种情况，这里有一个技巧，可以选定这个单元格，右键，选择设置单元格格式，在弹出的对话框中选择“对齐”选项卡，选择“自动换行”的前面的单选框，点击确定，就可以随着单元格的大小自动换行了。
３． 表格颜的处理
对于红和绿的表格线都可以用上文制作凭证里提到的，设置单元格格式中设置边框的方法。需要注意的是，要先选择好颜，再设置文本周围的边框线。
另外，为了突出表格的主体，可以利用填充的功能将表格周围的地方填充成其他的颜，这种方法适用于制作所有仿真表格，如图４所示。
（二） 功能实现
仿真账簿的功能实现主要包括两个部分：一是“借方”、“贷方”、“金额”这些栏目下单元格的数据处理；二是保证表格填写后不可随意改变，即表格的保护。
对于第一个问题，要根据实际情况来解决。一种方法是像上文制作凭证的解决办法那样，在同一张工作表上制作两个表格，两个表格只有数据输入的部分不同，在另一个表中输入数据后转到这个表中，这种方法在制作表格时相对比较复杂，但用户使用起来比较简单。另一种方法是用户用手动的方式添加数据，这样需要在输入数据的单元格区域设置单元格格式，设置数字的输入类型为“常规”，这种方法在制作上相对比较简单。两种方法可以根据用户的使用需求来确定。
对于第二个问题的解决办法在本文的凭证的制作中有详细介绍，不赘述。
四、仿真凭证和账簿的实践与应用
总体来说在使用Ｅｘｃｅｌ制作仿真凭证和账簿时要注意以下几点：
（１） 细致观察凭证和账簿的实物，使仿真凭证和账簿与实物形式完全相同。
（２） 掌握表格需要实现的各种功能，积累Ｅｘｃｅｌ使用技巧，争取用最简单的方法解决问题。
（３） 制作好的表格要根据用户的使用情况不断完善。
Ｅｘｃｅｌ仿真表格可以直观展示会计实务的实体，可以灵活方便地操作，同时也是很好的载体，使用者也可以在原有的基础上根据自己的需要进行功能的改进，低廉的成本也是其可以广泛应用于会计教学的一个优势。仿真凭证和账簿制作的核心是利用Ｅｘｃｅｌ强大的功能，在实现仿真界面的同时，争取做到更符合用户的使用习惯，方便用户上手使用。一般表格都可利用Ｅｘｃｅｌ制作出仿真界面，而且操作简单。将这种仿真的凭证、账簿应用到教学中，可以大大加深学生对会计课程的理解和对会计实务的认识，更好地掌握会计循环过程。
本文所述的仿真凭证和账簿除了可以应用在教师教学中之外，还可以在学生的会计课程手工模拟实验中使用，使用者可以在此基础上做一些修改，使之更适合学生的操作需求。
五、结论
本文详细讲述了利用Ｅｘｃｅｌ制作仿真凭证和账簿的方法、注意问题和使用过程。将仿真凭证和账簿应用于会计教学实践中，可以提高教学质量，增强教学效果。应用Ｅｘｃｅｌ制作的仿真凭证和账簿成本低廉，可适时修改，方便用户使用。
主要参考文献
［１］ 白洁，王智勇． 浅析ＥＸＣＥＬ在会计学基础教学改革中的作用［Ｊ］． 山东省青年管理干部学院学报，２００９（６）： １４１－１４３．
［２］ Ｅｘｃｅｌ Ｈｏｍｅ．Ｅｘｃｅｌ应用大全［Ｍ］． 北京：人民邮电出版社，２００８．
［３］ 姜兰，隋丽娜． 基于Ｅｘｃｅｌ的会计信息系统的构建［Ｊ］． 现代电子技术，２００７（８）：１２４－１２５，１２８．
［４］ ［美］Ｊｏｈｎ Ｗａｌｋｅｎｂａｃｈ． Ｅｘｃｅｌ ２００７宝典［Ｍ］． 杨艳，刘啟业，胡娟，译． 北京：人民邮电出版社，２００８．