料件基本資料之規劃
在公司電腦化的過程中有一項非常重要的原則"一物一號"，這項原則基本上是不得違反的，就好像每個人有不同的身份證號碼，透過料件編號使得不同的使用者在溝通上不會雞同鴨講。客戶在編料號時通常都會有一些編碼原則，由於不同的行業、不同的產品、不同的公司背景對編碼原則的看法均不相同，所以客戶高興怎麼編就怎麼編，沒有所謂編碼好壞的問題，只有容不容易記憶的問題，只要能達到一物一號的目的就是一個好的料件編碼原則。由於公司會不斷的成長，產品不斷的增加與變化，原來的編碼原則慢慢的可能就不標準了，所以我們在系統上並不很強調編碼原則，而是提供了七個不同的分碼讓使用者自行定義分類，如此就算料件的編碼原則亂了，利用分碼使用者還是可以很容易的將料件分類。不過在組裝行業中有幾件事情是會影響料件編號的，以下就這些問題加以說明。
1. 若有接客戶OEM的單子時，建議將客戶OEM的成品料號與廠內標準品的料號分開。若某項產品公司自己會直接銷售也會接客戶OEM訂單出貨，就算這兩個成品料號目前組成用量(BOM)完全相同，我們還是建議將這兩個料號區分開來。為什麼要多此一舉，這樣不是違反了前面一物一號的要求，造成了一物多號的狀況。這樣建議主要是因為在工廠內一個產品開發出來之後
不可能永遠都不修改，甚至在工廠內每天都有工程變更(ECN)發生，而一般OEM產品事前均送樣給客戶承認過，使用者不得任意發ECN修改用料，所有ECN均應經客戶同意後方可執行。若客戶OEM產品與公司標準品均使用同一個料號，當發生ECN時也會將客戶OEM的料號ECN，如此將會造成後續生產上的困擾。
2. 若使用的材料中有廠牌的問題時，有可能需要將廠牌編到料號裏。這個問題通常發生在電子組裝行業中的IC類材料上。若使用者覺得將廠牌編進料號裏會造成料號太多而不願意這樣做時，而不同的廠牌確實在功能上有所不同(若以替代料的角度來看這件事，就是不可完全替代)時，作業上會出現那些問題呢? 第一在工單發料時，由於料號沒有區分開來，所以倉庫在檢料時不知道要發那一個廠牌的料(料號完全相同)，萬一發錯將對生產帶來很大的困擾。第二在採購時同樣的由於料號沒有區分開來，所以採購也不知道要買什麼牌子的材料，有可能買進來的牌子是現在工單不能使用的牌子。另外MRP也無法正確的建議出適當的材料。所以客戶生產若有廠牌的問題，我們建議將它編到料號裏。若在生產時可完全替代，但成本上差異非常大若使用者覺得應該分開來計算時，也可將廠牌編到料號內。
3. 目前版本:
在料件主檔上有個目前版本的欄位，從字面上來看這個欄位顯示了本料件最新的版本號碼，若使用者想要看到料件所有版本的相關資訊時，應該到工程變更作業去看，那裏有所有版本變更的相關資料。我們前面提到了電腦化的過程中一物一號是一個很重要的原則，但什麼時候使用者應該編一個新的料號，什麼時候料號不變而只要換一個版本號碼即可？通常上我們只要以變更前與變更後在庫存的管理上有沒有明顯的差異來判斷。若有明顯的差異則需要編一個新的料號，若沒有明顯的差異則只要換一個版本即可，否則每次變更都需要編一個新的料號，這樣料號就編不完了。什麼叫在庫存管理上有明顯的差異? 若這個東西是成品，就表示變更前與變更後是沒有差別的，可以隨便出給任何客戶，若不可以這樣做，則表示變更前與變更後是不同的，在庫存管理上一定要將它區分開來。若這個東西是半成品，則表示不同的工單在領用時可不用區分變更前與變更後的東西，否則也應該編一個新的料號。
4. 來源碼(Source Code):
來源碼主要是為了區分料件的用途，常使用到的來源碼有：
A. 採購料件「P」。
B. 自製料件「M」。
C. 虛擬料件「X」(Phantom)：
虛擬料件從字面上來看很清楚的表示這個料件在實際生活中是不存在，既然不存在那為什麼要去編一個料號呢? 通常會去編一個虛擬料件大概有下列原因：
a. 為了表示生產過程當中的一個狀態。比如在生產的過程中確實有半成品的狀態產生，但這個半成品是不可能入庫的，為了表示這樣的狀態有時候我們會在basic是什么牌子BOM上架出一階半成品，而這個半成品我們將它設定成虛擬料件。若一個料件是虛擬料件，那麼這個料號是不能拿來開工單生產的，也不會有任何庫存進出的行為。當開工單電腦自動展BOM產生備料時，若碰到虛擬料件時，應自動往下展開虛擬料件下階材料。
b. 為了簡化BOM表。有時候某些材料在使用時需要互相搭配一起使用，其實這些料號之間不見得有直接的關係，但為了簡化BOM表會將這些料件往上架一階虛擬料件來代表這一料件，如此以後其他的料件需要用到這一材料時在BOM上只要輸入虛擬料件即可，不需要重覆輸入一的料號。
D. 廠外加工料件「S」。
E. 規格組件「C」：
若公司生產型態為依客戶規格生產(Configure To Order)，依正常狀況業務接到訂單後若這種規格從前沒有生產過，應請RD人員編成品料號與BOM方能接單生產。但一般公司BOM會簽流程都很長，而CTO從接單到出貨的時間都很短，為了縮短編BOM時間在Tiptop上提供了一種解決方案-Configuration BOM。RD在事前依產品可能的組合方式事前建出Configure BOM，這個BOM不是用來生產的，而是給業務或RD依客戶的需求很快速的透過Configuration BOM產生一個可供生產用的BOM。以下舉一個Configuration BOM的例子，其中Pentium iii這個料號他的來源碼是'C'，規格組件是不能直接拿來生產的，它只是說明這個料號是一種規格，這種規格的內容可由BOM中看出，這個BOM也就是我們所說的Configuration BOM。從下面的BOM我們可看出一台Pentium iii的電腦是由以下東西組成的：主機板、CPU、RAM、Hard Disk、Power及其他共用的料件，其中主機板、CPU、RAM、Hard Disk、Power這些料號在料件主檔中都必需存在，但這些料件的來源碼為'D'(特性料件Feature)，Feature件也是不能拿來生產或採購的，從Feature BOM中可看出這個料件有幾種選擇，如主機板公司就提供了三種不同的選擇供客戶挑選，這三個料號的來源碼可能是'P'(採購件)也可能是'M'(自製件)。在Configuration BOM中它的下階料件除了例子中的特性件外也
可以是採購件或自製件，如例子中的Pentium Basic，它也許是一個半成品，這個半成品或虛擬料件包含了一些我們不讓客戶選的東西，如CD-ROM、Case…。
F. 最後規格料件「T」：
透過Tiptop中FAS作業(即上面舉的例子，使用者依客戶訂單挑選Configuration BOM後產生新的可供生產的料號，這個料號與自製件的性質相同，但在來源碼上區分開來以利事後區別，若透過FAS產生的料件，在料件主檔中規格組件欄位也會註明當初是由那一個規格組件產生的。
G. 特性料件「D」：
請參考上述例子。除此之外在訂單維護作業中系統提供了選配件的功能亦會使用Feature BOM。假設公司某成品有各種不同的包裝材料或配件，這些東西都是依照客戶的需求而定的，若只因為包裝材料或配件不同就新編一個料號、建一個新的BOM，使用者大概會受不了，針對這個問題使用者可事前建一個Feature料號，並建一個Feature BOM，這個BOM中將客戶可能會使用到的Item(包裝材料)都列出，可能有些是一定需要的(Require)，有一些是
可選用的(Option)，如此在訂單選配時系統會自動將Feature BOM展開供使用者選配，若使用者依訂單來開工單生產時，這張工單會自動將選配件納入工單備料中供生產使用。
5. 消耗性料件(Backflush)：
使用者開立工單後，系統會依據生產料件的版本或有效日期將BOM展開存入工單備料檔中供物管人員調整後發料。在Tiptop中這些材料或半成品依性質的不同在發料時有三種不同的做法。第一種是這個料件是可以數的，倉管人員可依實際的需求量發給現場如發10顆IC，大部份的料件應該都是屬於這種性質，所以這種發料方式就用Tiptop的成套發料、補料、超領作業即可。第二種就是所謂的消耗性料件，若該料件在BOM中有鍵入則表示這個材料在成本的歸屬上是屬於直接材料，成本制度若是使用分批成本時當然需要有這張工單的領料單，如此在計算成本時才能歸屬到這張工單上，但有時候有些材料在實務上確又無法在使用時輸入領料單，如此就可以將此材料的性質設定成消耗性料件，一但這個材料是消耗性料件雖然在工單備料檔中有這個材料，但系統在成套發料、補料時不會去發這個材料，一直等到產品入庫時系統才依據入庫數量乘上單位用量自動產生領料單，讓庫存量與成本歸屬上都能正確。當然有得就有失雖然方便作業但庫存量可能實際已經用掉了，但一直要等到產品入庫這個時點
才會反應回電腦的庫存系統。會使用這種性質的料件如在一些鑄造或射出的行業，它的材料是透過管道直接進到機器的(如鋁錠熔解後透過管線直接進入機台)，鋁錠當然是直接材料，為了計算分批成本當然要打領料單，但通常不會有人會去打領料單，這時候就可將鋁錠定義成消耗性料件，在工單入庫時才自動產生領料單。又有時候一些工廠物料若在成本上希望能當成直接材料時也可以用這種方法，如螺絲釘。假設一台電腦需要用到14顆螺絲釘，螺絲釘當然可以架在BOM上當成直接材料，但倉庫不可能在發料時數14顆螺絲釘給現場(作業成本太高)，這時就可將螺絲釘設成消耗性料件，如此在發料時不發(實務上可能拿了一包螺絲釘到生產線)，等到產品入庫時再由系統自動補齊領料單。(若擔心倉庫料帳不一致時可導入線上倉的觀念來解決這個問題)
6. 發料前調撥：
前面談到我們在發料時依材料的性質有三種方法，前面也介紹了兩種，第三種材料是屬於有領用批量的材料，在電子組裝行業中最具代表性的例子就是SMT材料。SMT材料由於是機器自動插件，所以包裝的方式有一捲一捲的(Roll Tapping)，也許一捲的批量是5000(領用批量)，若某工單需要使用3000倉庫是不可能發3000的，一定是發領用批量的整數倍。在庫存
單據上應如何處理？若領料單上寫3000，成本的歸屬上是正確的，但在倉庫會造成料帳不一致(倉庫明明就少了5000)所以顯然不理想。若領料單上寫5000則倉庫料帳一致，但成本的歸屬上是確又不對了，雖然可以事後辦退料，但最大的問題在於會造成物料規劃上嚴重的漏洞。一但領料後在會計帳上在製品增加存貨減少，所以以上述的例子明明生產線上有2000的數量可以用，但在電腦帳上是看不到的(因為跑到了在製品)，若此時有一張工單未來需要1000，此時跑MRP時系統會要求使用者用買5000回來，嚴重的扭曲了庫存的狀況。在Tiptop上為了解決這個問題，系統導入了線上倉的觀念，配合發料前調撥與領用批量可順暢的解決這個問題。當在發料時，系統發現某項材料是屬於發料前調撥的材料(有領用批量)，系統會要求從線上倉來發料，所以若線上倉數量夠時，直接扣線上倉的數量，若不夠時系統自動產生一張原料倉對線上倉的調撥單，將材料調到線上倉後由線上倉來發料。以上述例子當工單需要5000而線上倉又沒有東西或不足時，系統自動產生一張調撥單數量是5000(雖然該工單僅需3000)，然後工單從線上倉領了3000，此時使用者去查庫存會看到線上倉有2000，所以不論是庫存或是成本均很正確，下次另一張工單需要1000時，由於線上倉上還有2000，所以就直接扣線上倉1000即可。使用這樣的方式不論在原料倉庫存的管理、工單的成本、線上倉數量的控管上都能得到合理的解決。