基建项目档案管理系统在实际应用中的完善探讨
【摘 要】 中国石油档案管理系统是集通信技术与计算机技术的交叉应用技术，现推广应用的档案管理平台在应用过程中主要功能明显，但对计算机操作平台要求高，细部结构设置需进一步完善，客观表现主要在与油田《建设项目文件归档及编制要求》结合不密切，具有相关功能项设置，但无法扩展应用等问题。在实际操作过程中，立足项目单体，通过对单个项目归档应用过程的梳理，对管理系统进行客观应用评价，完善操作过程分配权限，建立工程项目相关信息点连续性，以实际操作问题归纳应对举措的提出，切实提高档案管理系统实用性，来适应档案管理发展的需要。
【关键词】 档案管理系统 归档编制要求 列表树扩展 功能 归纳性
随着信息化建设的逐步深入发展，油田地面工程建设基础数据的保存方式，摒弃以往纸质、光盘刻录的归档模式，在信息技术的支撑下，应用专业系统管理软件，以数字化模式著录在数据库中，著录方式更为准确和及时，保存方式更为长久，且与一般操作系统中常用操作方法雷同，给工程参建各方提供更加便利、快捷的查阅方式，并为工程改建、扩建提供可追溯源，有效提高建筑行业管理水平。
中石油档案管理系统（以下简称“档案管理系统”）作为中石油系统专用档案管理软件，自2011年广泛推广使用以来，其简单性、安全性及模块化特点突出。作为普通客户端信息归纳著录人员，在档案系统基建项目资料著录过程中，发现该管理系统客户端在功能性方面与可移植性方面存在问题，且该操作系统对计算机本身操作平台要求较高，细部结构设置还需进一步完善，客观表现在与油田《建设项目文件归档及编制要求》（以下简称“归档编制要求”）条目不一致，结合不密切；系统中具有相关功能项设置，但实际操作者无法扩展应用，需进一步改进和完善等。
1 应用问题
着力分析油气田地面工程建设参加单位资料归档特点：基建项目归档人员流动性大，更换频繁，所以未经统一培训的普通归档者，在实际操作中，对数据库归档中编制要求不清，常常与最终归档编制要求出现很大偏差，在移交过程中，频繁校正，致使工程资料移交过程冗长。
档案管理系统操作平台面向参建单位普通档案管理人员，根据《归档编制要求》，各单位组卷种类分工不同，对应归档编制重点不同。但操作平台界面并未对面向者需进行的实际操作
种类进行粗略区分，故而基本权限也未明确。各单位各部门档案管理人员需要归档内容不同，对应建立数据库存在差异。在档案管理系统平台中，设置功能项扩展位，但使用功能不足；且普通归档者无法展开使用功能树。该系统归档组卷完成后，逐条录入条目之间相关性，不能连成整卷显示。在检查过程中，需频繁借阅纸质版本，造成纸质版磨损严重，失去电子著录方便快捷意义。
功能性的网站归档系统
2 完善策略
功能性方面：
（1）登陆界面。在单个项目归档要求中，要求参建单位使用工程批复文件统一名称，但工程批复文件属于密级文件，一般情况参建单位无法阅读到相关内容。所以，在登陆中，可将登陆人员分为建设单位、施工单位、监理单位及检测单位，赋予建设单位归档人员项目名称立项功能与整体催交提醒权限，便于该项目参建单位使用统一工程名称进行资料组卷，并为数据库录入后，使用统一名称查询提供基础数据；也便于建设单位督促参建单位在规定时间内，完成档案移交；最终使得建设单位档案人员以一个项目所有参建单位资料，向档案管理部门整体移交该项目工程资料。
（2）列表树扩展性。数据录入应用界面中，左侧列表扩展功能无法使用。对于单项工程，在归档编制要求中，已明确要求命名格式，但在系统中，需各自资料封皮进行手工录入，办公自动化程度低，且录入后不能根据单项工程名称，清晰的整体化反映单项工程整体资料移交情况。若建设单位录入统一工程名称，则系统自动拓展如：例：****工程；建设单位：****工程前期项目管理文件；施工单位：****工程施工交工技术文件（施工单位名称）；监理单位：****工程监理交工技术文件；检测单位：****工程无损检测交工技术文件，工程名称清晰统一，用统一工程名称即可查询该项目资料归档组卷清单，便于检索。
（3）档案管理系统最终归档资料，要遵循项目文件形成规律和成套性的特点，但在系统平台中，无成套显示功能项，也无法整体下载卷内所有文件。各个卷内文件逐条显示，不能成卷利用。遇到工程资料检阅状况，就必须向存档单位档案室借阅纸质版本。该种方式大大降低了使用档案管理系统应用目的，自动化办公程度低，使得频繁借阅纸质版本导致磨损严重。
（4）工程竣工验收后，由建设单位归档人员在系统中创建竣工验交时间，并向相关归档单位提示最终归档资料移交时间，要求在提示时间范围内，必须办理完成档案移交手续。档案
移交情况可随机查阅，具体操作要求可在工程合同条款中提出相关要求，避免参建单位人员更换，拖延发生资料丢失无法归档现象。待归档部门与单位合同管理部门相关人员确定资料整体移交完毕后，方可进行尾款结算。
（5）为了提高档案管理系统集成自动化办公作用，在系统中，可根据工程资料检查走向，设置检查流程监测点，便于归档人员查看资料审核情况。如：施工单位资料员→监理单位资料员→建设单位档案管理员→工程质量监督站审核人员→档案管理员。
3 结语
档案管理模式的转变，即是工程管理思路的完善，也是工程管理方法的提升。依托先进的管理模式，从工程实体质量的把握，走向参建单位各个环节的行为监督中来，管理方式宽泛中次重点区分更加明确，对于工程参建专业管理人员的要求更加高。中石油档案管理软件的使用，真正使管理思想与信息技术紧密结合，使工程建设基础管理更加先进科学。
作为使用该管理模式的工程参建者，对于使用的档案管理软件进行客观评价，可便于进一步便于提高工作效率。但现有软件操作还无法将资料审阅环节体现在资料归档中；数据库调用
过程中，对单机计算机操作平台要求高，操作过程长，若有第三方数据拷贝留存平台介入，望能大大节省本机操作时间；资料移交后，需人工手写移交单交与合同管理部门，才可以进行工程尾款结算问题，自动化集成度还亟待加强。