1.总则
1.1.目的依据为规范企业、企业（以下简称“企业”）业务系统电子文件归档管理，确保归档电子文件的真实性、完整性、可用性、安全性，满足业务系统电子文件单套制归档要求，依据《中华人民共和国档案法》《电子文件归档与电子档案管理规范》
（GB/T18894）、《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局14号令）、《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T70）、《企业档案管理办法》等，制定本规范。
1.2.适用范围本规范适用于各企事业单位、股份公司各分（子）公司、总部各部门（以下统称各单位）。
1.3.规范内容界定
1.3.1.本规范所称业务系统是指形成或管理企业生产、经营、科研等管理数据的计算机信息系统。包括但不限于：OA系统、ERP系统、MES系统、合同管理系统、电子招投标管理系统、电子商务系统、财务系统、人力资源系统、产品数据管理系统、网站系统、系统等应用系统。
1.3.
2.本规范所称电子文件，是指各单位及个人在履行其法定职责或处理相关事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和储存的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景信息组成。
1.3.3.本规范所称电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
1.3.4.本规范所称元数据，是指描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。
1.3.5.本规范所称电子文件归档，是指业务部门将业务系统中具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经系统整理的电子文件及其元数据管理权限向档案部门提交的过程。
1.3.6.本规范所称电子档案管理系统，是指对电子档案进行采集、归档、编目、管理和处置的计算机信息系统。本规范特指企业总部建设、推广的档案管理系统。
1.3.7.本规范所称归档接口，是指业务系统与电子档案管理系统之间传送数据、交换信息的程序，以电子文件和应用程序的形式实现。
1.3.8.本规范所称数据信息包，是指电子文件及其元数据按指定结构形成的数据单元。
1.3.9.本规范所称归档部门（单位），是指多部门（单位）共同使用同一业务系统生成、办理、流转电子文件的情况下，电子文件的形成或者牵头主办部门（单位）。
1.3.10.本规范所称真实性是指电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形成时的原始状态相一致的性质。
1.3.11.本规范所称完整性是指电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。
1.3.1
2.本规范所称可用性是指电子文件、电子档案可以被检索、呈现或理解的性质。
1.3.13.本规范所称安全性是指电子文件的管理过程可控、数据存储可靠，未被破坏、未被非法访问的性质。
2.组织管理与职责
2.1.档案部门职责负责制定电子文件归档与电子档案管理规章制度和标准规范，将业务系统电子文件归档要求纳入制度管理；负责审核各业务系统的电子文件归档范围和保管期限表；牵头开展业务系统电子文件单套制归档系统功能评估；对本单位及所属单位业务系统电子文件归档和电子档案管理工作进行指导、监督和检查。
2.2.业务部门职责负责明确业务系统电子文件归档需求，对于有归档需求的业务系统按本规范执行，将电子文件归档纳入业务系统建设的规划、设计、开发、实施等工作；配合档案部门对业务系统开展电子文件单套制归档功能评估，对不符合国家要求的业务系统进行升级完善；负责编制业务系统电子文件归
档范围、保管期限、归档工作流程；负责业务系统归档电子文件的收集、整理及移交归档。
2.3.信息技术部门职责负责在业务系统规划、设计、开发、实施、运维等过程中落实电子文件归档要求，在项目立项阶段将电子文件归档要求在业务系统中予以实现；负责为电子文件归档及电子档案管理提供信息技术支持；负责电子档案管理系统的运行维护；组织业务系统与电子档案管理系统接口的开发、推广。
3.基本原则及要求
3.1.电子文件归档和电子档案管理以真实性、完整性、可用性和安全性为目标，贯彻全程管理、前端控制、统一管理原则。
3.2.业务系统形成的电子文件具备下列条件的，可仅归档电子文件。
3.2.1.业务系统所形成电子文件及其元数据的归档范围、保管期限和存储格式符合国家档案管理要求。
3.2.2.业务系统具备本规范第5、6条所列电子文件归档功能，并已开发与电子档案管理系统的归档接口，且经档案部门验收合格。
3.2.3.该业务系统应用部门（单位）部署了电子档案管理系统，且电子档案管理系统已部署与该业务系统的归档接口。
3.2.功能性的网站归档系统
4.已采取必要的管理措施和技术手段保证归档前的电子文件真实、完整、可用、安全，能对电子文件全生命周期的任何修改进行追溯，符合国家签名法、民事诉讼法等法律要求，可为单位内外部的诉讼、税务、监察等工作提供依据。
4.工作程序
4.1.明确电子文件归档范围和保管期限。业务部门在业务系统立项或实施过程中，应根据《企业档案工作规范》（DA/T42）确定业务系统是否有归档需求，对于有归档需求的系统需明确归档范围和保管期限表，并报档案部门审定。
4.2.开展归档需求和功能评估。业务系统主管部门牵头，应会同档案、信息、法律、审计、财务等部门对业务系统归档需求开展可行性和合规性评估。主要评估业务系统是否有足够的技术和管理措施保障电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，包括现存业务系统处理业务内容、上线时间、开发方式、系统开发商、已形成电子文件数量、存储格式、存储地点、电子文件本身质量、配套的管理制度等。
4.3.根据评估结果确定归档接口开发或完善方案。原则上，业务系统应在立项时完成评估和确定开发方案，对于已运行的业务系统可根据归档需求进行补充评估，对于不满足归档条件的需整改和完善，确定归档接口完善方案。
4.4.组织归档接口开发实施。业务部门负责协调系统开发商对系统进行完善，并与档案系统进行联动调试等工作。
4.5.制定归档实施细则。根据开发情况，业务部门负责制定业务系统电子文件归档实施细则，明确归档范围、保管期限、职责权限、归档流程、归档格式、检查考核等要求，保障业务系统电子文件归档工作有效落实，责任到人。
4.6.归档电子文件。归档部门（单位）指定专人对办理完毕的电子文件进行整理、检查、移交工作，确保电子文件真实、完整、可用、安全。移交人做好推送文件日志的检查，防止归档过程中电子文件的丢失；对驳回的电子文件包，重新检验和推送，经档案部门确认后办理移交手续。
5.业务系统归档功能要求
5.1.应内置电子文件分类方案、保管期限表等工具，支持电子文件形成或办理部门完整收集、整理应归档电子文件及其元数据。
5.2.应能记录电子文件拟制、办理过程中的全部修改信息，能通过有效措施，防止电子文件被恶意篡改。
5.3.能按内置规则自动命名、存储电子文件及其组件，保持电子文件内在的有机联系，建立电子文件与
元数据之间的关联关系。
5.4.能按标准生成电子文件及元数据归档数据包，或向归档接口推送电子文件及其元数据。
5.5.对需要归档的电子文件进行格式检查，并将专用格式的电子文件转换为通用格式（PDF、JPG、OFD等格式）进行归档。
5.6.应采集的元数据项包括但不限于：文件题名、编制日期、编制单位、年度、保管期限、档案所属单位（部门）、电子文件名称、电子文件大小、电子文件数量、提交人、提交时间等。
5.7应采集与5.
6.相对应的所有元数据项，并能够对文件题名、年度、档案所属单位（部门）、保管期限、编制日期、电子文件数量、电子文件名称、电子文件大小、来源系统等关键数据项信息进行非空检验，对日期类型数据进行有效性检验，检验不通过的数据应提示完善信息后，才可以提交归档。
5.8.业务系统在向电子档案管理系统传输数据前，应对电子文件及封装的元数据XML文件进行数字签名，并以XML文件格式传递归档电子文件元数据及电子文件流信息。
5.9.在接口程序推送端应生成推送清单，包括推送时间、推送条目、推送是否成功等相关信息。
5.10.应能对收集、积累、归档的电子文件的所有操作进行跟踪、审计。
6.归档电子文件的质量保障要求电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，移交前由业务部门负责，移交后由档案部门负责。业务部门应在电子文件归档时按照国家有关要求对其真实性、完整性、可用性和安全性进行检查。
6.1.真实性保障
6.1.1.业务系统应建立受控业务流程，保证电子文件从产生、审批到提交归档完全受自身系统控制，非受控状态的电子文件及元数据不可提交归档。
6.1.2.业务系统应采取有效措施，保证业务系统中受控状态的电子文件及其元数据不被非法修改。
6.1.3.业务系统和电子档案管理系统之间应建立安全通信通道，保证归档数据传输过程中不被篡改。
6.1.4.业务系统在归档时，应传递系统的唯一标识，电子档案管理系统验证归档数据来源的真实性。
6.1.5.业务系统和电子档案管理系统应使用数字签名、验签、时间戳等手段保证电子文件的真实性。
6.1.6.电子档案管理系统应对归档元数据项的数据类型、字段格式、值域、数值范围等进行检查，保证元数据与业务系统的一致性。
6.1.
7.电子档案管理系统应对归档电子文件的数量、名称、大小、格式、创建时间等电子文件属性信息进行自动检查，保证与业务系统的一致性。
6.1.8.电子档案管理系统应检查电子文件元数据与电子文件的唯一对应性。
6.2.完整性保障
6.2.1.业务系统应具备对电子文件内容数据的完整性检查功能，保证电子文件内容完整。以公文为例，正文、附件、处理单、修改稿、相关方的签章、对应的元数据等应齐全完整。
6.2.2.因共同办理特定业务而发生联系的文件应在业务系统中标注关联关系。例如公文系统中的批复应标注请示的文号，ERP系统的付款凭证应标注关联合同的编号等。
6.2.3.业务系统应形成电子文件移交归档目录，记录移交归档电子文件的数量和大小，电子文件大小的度量单位为千字节（KByte）。
6.2.4.业务系统电子文件移交归档前，应对电子文件的必填元数据信息进行非空性检查，若检查不合格，需要完善后才可提交归档。
6.2.5.电子档案管理系统依据移交归档目录对接收的电子文件的数量、大小、名称等元数据必填项进行检查，数据不一致确定为电子文件不完整，需驳回业务系统并反馈错误信息。
6.2.6.对于发现不完整的电子文件，业务系统应该具备补充上传并归档的功能。
6.3.可用性保障
6.3.1.业务系统负责电子文件归档格式的转换，并保证电子文件和元数据文件可正常读取。
6.3.2.业务系统应对电子文件数据格式进行检测，判断其是否符合《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）、《电子文件存储与交换格式》（GB/T33190）等标准要求，对于不符合归档格式要求的文件，须转换成通用格式，转换前后文件内容、样式保持一致。
6.3.3.业务系统不使用压缩文件及加密文件，如必须使用，归档前须解压或解密后归档至电子档案管理系统。
6.4.安全性保障
6.4.1.业务系统和电子档案管理系统应保证系统环境安装了杀毒软件并更新到最新病毒库，检测归档信息包是否感染病毒。
6.4.2.按照国家和企业安全保密相关要求从技术和管理等方面采取措施，确保归档信息包在保存和归档过程中安全、可控。
7.相关纸质文件归档要求业务办理过程中因特定情况产生的纸质文件，其扫描件不可取代原始纸质文件。电子文件归档时，其相关的纸质原件应一并归档，移交人负责建立纸质与电子文件之间的双向索引。
8.监督与检查综合管理部、信息和数字化管理部依据《企业档案工作评价规定》对电子文件归档工作进行监督检查。