文档的基本操作知识
文档的操作流程
在使用Word97编排文档之前，首先我们需要明确编排文档的一般步骤，才能做到条理清楚，有的放矢。
从本质上讲，编排一个新文档与编排一个已有的文档是一样的，唯一不同点只是打开已有文档时，该文档已经有了选好的模板和内容，而建立一个新文档时则需要从头开始，包括选定新建文档的模板，并据此确定文档的格式。
创建一个新文档
使用Ｗord97进行工作，最基本的操作就是要在Ｗord９７中创建文档。而在Ｗord97中要建立一个新文档的方法如下：
（一）单击"文件"菜单中的"新建"命令。
（二）要创建新的空白文档，请单击"常用"选项卡，然后双击"空文档"图标。
每次启动Ｗord97时，屏幕上总是显示一个名为"文档１"的空文档窗口，此时，用户就可以在文本区输入文本，然后进行存盘操作，这样也可以建立一个新文档。
文档的输入
一旦建立了新文档，用户就可以在文本区的插入点处输入文档内容。插入点会着文本的录入而向后移动，同时录入的文本会显示幕上。当用户输入文本到达右边界时，Ｗord97会自动换行，插入点移动到下一行开头处，用户可继续输入，当输入内容满一屏时，屏幕会自动向下移动。
（一）各行结尾处不要键入Ｅnter键，一个段落结束才可键入Ｅnter键。
（二）对齐文本时不要用空格键，用缩进方式对齐文本。
（三）中文输入切换请按Ｃtrl+空格键，单击输入法来选择用户所需要的输入法。
（四）当输入有错误时，按Ｄelete键删除插入点右边的错误字，按退格键删除插入点左边的错误字。
（五）漏掉了内容，将插入点定位，在插入状态直接输内容。
如何保存文档
当用户创建一个新文档，并输入文档内容后，接下来所要做的工作就是保存文档，不论是新文档还是以前存在的文档，用户所输入的文档内容仅仅保存在计算机内存当中并显示在计算机屏幕上，为了保存文档以备今后使用，这就需要对输入文档进行命名并将其保存到磁盘上。Ｗord97有多种保存文档的方法。
（一）保存新的、未命名的文档
1）单击"保存"按钮，出现"另存为"对话框。
2）如果要在不同的文件夹中保存文档，请单击"保存位置"框中的其他驱动器，或双击文件夹列表中的其他文件夹。
3）如果要在没的文件夹中保存文档，请单击"新建文件夹"按钮。
4）在"文件名"框中，键入文档的名称。
5）单击"保存"按钮。
首次保存某一文档时，必须给它指定一个名字，并且还需要决定把它保存在磁盘上什么位置。每当我们通过"文件"菜单的"另存为"命令或"保存"命令进行存盘操作时，屏幕上会弹出一个"另存为"对话框。
在对话框中确定文件和文件保存的位置，以及保存文件的类型。默认情况下，Ｗord97将文档保存在Ｍy Ｄocuments文件夹中，并且文件类型为ＤＯＣ类型，即文件护展名ＤＯＣ。
保存已命名的文档
当某个文档已经命名,再对其进行操作，在结速操作后，还必须进行存盘操作。这时可以通过单击"保存"按钮或"文件"菜单中的"保存"命令实现。
自动保存文档
为了防止突然停电或其他意外事故的发生，同时也为了减少或避免因忘记保存文档而带来的损失，Ｗord97提供了自动保存文档的功能。用户可以根据具体情况，设定自动保存文档
的时间间隔，这个时间间隔可以是１分钟至１２０分钟这间的任意值，系统默认为１０分钟。
保存为ＲＴＦ文件
ＲＴＦ（Ｒich Text Format）文件是一种Ｗord97能够存取，并且在多种软件之间通用的文件格式。通常情况下Ｗord97处理的文档是一种扩展名为ＤＯＣ的文件，它具有特殊的文件格式，其他软件一般不能存取这种文件格式。为了更于在其他软件下也能够存取，可以在Ｗord97下将文档保存为ＲＴＦ文件格式。
要把文档保存为ＲＴＦ文件，可在上述的"另存为"对话框中，单击下拉式"保存类型"列表框，从中选择"ＲＴＦ格式"，其他操作相同。
如何打开文档
（一）打开最近使用的文档
为了方便用户迅速打开前操作过的文件，Ｗord97会记住用户最近使用过的文件。通过打开
"文件"菜单，从菜单底部的列表中可以看到最近使用过的文件，单击某个文件，可将其打开。
如果菜单底部没有同文件名，可通过如下方法进行设置。选择"工具"菜单中的"选项"命令，打开"选项"对话框选择"常规"选项卡，再选择"列出最近使用文件数"复选框，并在右 框中输入１－９的数字，该数字决定"文件"菜单底部显示的文件数。
（二）打开存过盘的文件
（三）在Ｗord97中要打开已存盘的文件，既可单击工具栏上的"打开"按钮，也可选择"文件"菜单中的"打开"命令，这时窗口上将有一个"打开"对话框出现。
"查范围"列表框显示当前的文件夹，用户可以通过列表框选择不同的驱动器和文件夹，在列表框的下方显示当前驱动嚣和当前文件夹下的所有子文件和文件。默认情况打开的文件类型为ＤＯＣ文档，若要打开其他类型的文件，可在"文件类型"框中，选择所需打开的文件类型。
在Ｗord97中，打开的文档个数只受计算机内存限制，每个打开的文档都在各自独立的文档
窗口中。在打开多个文档时，在某一时刻只有一个文档是活动的，因为只有一个窗口是活动的。用户可通过"窗口"菜单选择某一个文档为活动窗口。
选定文本内容
Ｗindows98环境下的软件，其操作都有一个共同的规律，即遵循"先选定，后操作"，在Ｗord97中，体现在对文本中那些内容进行处理上。
选定文本可以用键盘，也可以用鼠标。与光档的定位类似，用键盘选定文本比较机械，而用光标选定文本则较随意。
在选定文本内容后，被选中的部分变为黑底白字即反相显示，选定文本，便可以方便地对其进行删除、替换、移动、复制等操作。
1.使用鼠标选定文本
用鼠标选定文本时，将鼠标指针移动到欲选定的文本首部，按住鼠标左键拖动到欲选定的文本尾部，释放鼠左键，此时欲选定的文本被加亮，表示选定操作完成。
2.使用键盘选定文本
利用键盘选定文本时，离不开Shift键。按住Shift键，并同时按任意方向键，则从光标始位置开始，凡光标所走过的文本均变为黑底白字，表示该部分文本已选定
若要取消选定的文本，将鼠标指针移动到非文本选定区域，单击鼠标或按箭头键即可。
如何编辑文档
选定了某个文档的文本内容后，就可对其进行删除、复制、移动等编辑操作。
（一）删除文本
当需要删除一两个字符时，可以直接用Delete或退格键。当删除的文字很多时，选选定要删除的文本，按Delete键删除，或者用鼠标单击常用工具栏中"剪切"按钮，或在编辑菜单中选择"剪切"命令（Ctrl+X），即可删除所选文本。
（二）移动文本
将选定的文本移动到另一位置。操作步骤如下：
1）选定要移动的文本。
2）单击"常用"工具栏上的"剪切"按钮或选择"编辑"菜单中的"剪切"命令，此时，选择的文本已从原位置处删除，并将其存放在剪贴板中。
3）将插入点定位到欲插入的目标处。
4）单击"粘贴"按钮或选择"编辑"菜单中的"粘贴"命令。
有时想在短距离内移动文本，更简捷的方法是利用"拖拽"特性，将选定的文本拖拽到新的位置。操作步骤如下：选定欲移动的文本。把鼠标指针移动到已选定的文本，直到指针转变为向左上角的箭头。按住鼠标左键，鼠标箭头处会出现一个小虚线框和一个指示插入点的虚线；拖动鼠标指针，直到虚线到达待插入的目标处，释放鼠标左键。
（三）复制文本
复制文本与移动文本操作相类似。
复制与移动不同的操作是只需将"剪切"改为"复制"即可。
使用"拖拽"特性进行复制操作时，先选定要复制的文本，按住Ctrl键不放，然后按下鼠标左键进行拖动，鼠标箭头处会出现一个小虚线框和一个"+"符号，将选中的文本拖动到目标处，释放鼠标左键。
如何查与替换
（一）定位
定位是根据选定的定位操作将插入光标移到指定的位置。例如，将插入的光标移到文档的第3页，定位的操作过程如下：
1）单击"编辑"菜单中的"定位"命令，屏幕出现"查和替换"对话框的"定位"选项卡窗口。
2）在"定位"选项卡窗口的"定位目标"选框里，选择光标定位的单位，可选页、节、行等选项。
3）输入插入点将要停在页号。本例在"请输入页号"框中输入数字3。
4）单击"下一处"按钮，定位下一个位置。
5）单击"关闭"按钮，关闭此对话框，屏幕显示第3页的内容。
（二）查无格式文件
可以查任意组合的字符，包括大写或小写字符，全角或半角字符。具体操作如下：
1）将插入点移到开始查的起始位置。
2）单击"编辑"菜单中的"查"命令，弹出的"查和替换"对话框的"查"选项卡窗口。
3）在"查内容"框中输入要查的文本，如："办公室"。
4）单击对话框中的"高级"按钮，将弹出一个含有更多选项的对话框，如图5-10所示。
5）单击"查下一处"按钮。当在文档中到"办公室"时，Word将以反白显示被查的内容。如果该部分不是想查的位置，可以再次单击"查下一处"按钮。Word会在文档中逐一查该内容
6）当到想要查的位置，单击"取消"按钮，关闭对话框，返回编辑状态。
（三）查有格式的文本
查有特定格式文本的具体操作如下：
1）将插入点移到开始查的起始位置。
2）单击"编辑"菜单中的"查"命令。
3）在"查内容"框中输入所要查的文本。
4）单击"高级"按钮，然后单击"格式"按钮，Word将弹出"格式"选项窗口。delete删除表格还是内容
5）在"格式"选项框中设置所要查的格式。
6）单击"查下一处"按钮。如果不是想查的位置，可以再次单击"查下一处"按钮，直到到所需要的位置为止。
7）当到所需要的位置后，单击"取消"按钮，关闭了对话框，返加编辑状态。
（四）查特殊符号
查特殊字符和不可打印的字符的具体操作如下：
发表评论