实践15
Access数据库初步
实践15的目的是：
1) 熟悉数据库的基本概念，理解“数据独立性”与“数据安全”的含义及其应用。
2) 区分结构化数据库和非结构化数据库，熟悉数据库检索技术及其应用。
3) 了解桌面数据库软件Access的基本操作及其应用领域。
需要准备一台安装有Microsoft Office Access 2003软件的计算机。
15.1  阅读与思考：9.11事件中的摩根斯坦利证券公司
请阅读：
2001数据库是软件吗年9月11日，一个晴朗的日子。
和往常一样，当9点的钟声响过之后，美国纽约恢复了昼间特有的繁华。姊妹般的世贸大厦迎接着忙碌的人们，熙熙攘攘的人在大楼中穿梭往来。在大厦的97层，是美国一家颇有实力的著名财经咨询公司——摩根斯坦利证券公司。这个公司的3500名员工大都在大厦中办公。
就在人们专心致志地做着他们的工作时，一件惊心动魄的足以让全世界目瞪口呆的事情发生了！这就是著名的“9.11”飞机撞击事件。在一声无以伦比的巨大响声中，世贸大楼像打了一个惊天的寒颤，所有在场的人员都被这撕心裂肺的声音和山摇地动的震撼惊呆了。继而，许多人像无头苍蝇似的乱窜起来。大火、浓烟、鲜血、惊叫，充斥着大楼的上部。见图15-1所示。
在一片慌乱中，摩根斯坦利公司却表现得格外冷静，该公司虽然距撞机的楼上只有十几米，但他们的人员却在公司总裁的指挥下，有条不紊地按紧急避险方案从各个应急通道迅速向楼下疏散。不到半个小时，3500人除6人外都撤到了安全地点。后来知道，摩根斯坦利公司在“9.11”事件中共有6人丧生，其中3个是公司的安全人员，他们一直在楼内协助本公司外的
其他人员撤离，同时在寻公司其他3人。另外3人丧生情况不明。如果没有良好的组织，逃难的人即便是挤、踩，也会造成重大的死伤。据了解，摩根公司是大公司中损失最小的。当然，公司人员没有来得及带走他们的办公资料，在人员离开后不久，世贸大厦全部倒塌，公司所有的文案资料随着双塔的倒塌飞灰烟灭，不复存在。
图15-1  2001年9月11日
然而，仅仅过了两天，又一个奇迹在摩根斯坦利公司出现，他们在新泽西州的新办公地点准确无误地全面恢复了营业！撞机事件仿佛对他们丝毫没有影响。原来，危急时刻公司的远程数据防灾系统忠实地工作到大楼倒塌前的最后一秒钟，他们在新泽西州设有第二套全部股票证券商业文档资料数据和计算机服务器，这使得他们避免了重大的业务损失。是什么原因使摩根斯坦利公司遇险不惊，迅速恢复营业，避免了巨大的经济和人员损失呢？事后人们了解到，摩根斯坦利公司制定了一个科学、细致的风险管理方案，并且，他们还居安思危，一丝不苟地执行着这个方案。
如今，作为“9.11”事件本身已经成为过去，但如何应付此类突发事件，使企业在各种危难面前把损失减小到最低限度，却是一个永久的话题。
据美国的一项研究报告显示，在灾害之后，如果无法在14天内恢复业务数据，75%的公司业务会完全停顿，43％的公司再也无法重新开业，20％的企业将在两年之内宣告破产。美国Minnesota大学的研究表明，遭遇灾难而又没有恢复计划的企业，60%以上将在两、三年后退出市场。而在所有数据安全战略中，数据备份是其中最基础的工作之一。
资料来源：老兵网， www.laobing/tyjy/lbjy1003.html，本文有删改
请分析：
1) 通过因特网搜索和浏览，了解摩根斯坦利证券公司，以体会数据安全对该企业的意义，并请简单叙述之。
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2) 本案例对你产生了哪些启迪？请简述之。
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3) 为什么说“在所有数据安全战略中，数据备份是其中最基础的工作之一”？
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15.2  熟悉Access操作界面
在某大学针对教师、研究生和高年级学生进行的计算机教育需求调查表明，71%的人使用数据库软件，其中57%的人人使用MS Access，25%的人使用SQL Server。
被称为桌面数据库管理系统软件的Access (图15-2) 是微软公司Office办公套件中的一个极为重要的组成部分。最初，Access是作为一个独立产品销售的，自从Access捆绑到OFFICE 97以后，已经成为各个版本OFFICE套件中的一个重要成员。
图15-2  桌面DBMS Access
随着不断的发展和改进，Access的新版本功能变得更加强大。不管是处理公司的客户订单数据；管理自己的个人通讯录；还是大量科研数据的记录和处理，人们都可以利用它来解决大量数据的管理工作。并且，Access的使用也变得越来越容易。
Access的窗口界面 (图15-3) 可以分成5个部分：标题栏、菜单栏、工具栏、状态行和数据库
窗口。其中，工具栏的按钮所实现的功能都可以通过执行菜单中的相应命令来实现。
图15-3  Access操作界面
数据库窗口中也有一些功能按钮。窗口左侧包含两个方面的内容，上面是“对象”，下面是“组”。对象分类列出了Access数据库中的所有对象，例如单击“表”对象，窗口右边就会列出本数据库中已经创建的所有表；而“组”则提供了另一种管理对象的方法：可以把那些关系比较紧密，即使不同类别的对象归到同一组中。比如通讯簿数据库，其中的通讯簿表和通讯
簿窗体就可以归为一组。当数据库中的对象很多时，用分组的方法可以更方便地管理各种对象。
例如，为建立一个新表，可将鼠标移到“对象”下面的“表”项上，单击左键，再将鼠标移动到“新建”按钮上并单击，就新建了一个表。
另一方面，组内的对象只是真实对象的快捷方式。将组中对象删除，只是将对象在组中建立的这个快捷方式删除，并不影响这个对象及其里面的内容的完整，它仍然存在于数据库中。
15.3  使用Access向导
下面，我们来学习如何在Access数据库向导的帮助下建立自己的数据库——客户订单管理数据库。“数据库向导”是Access为了方便用户建立数据库而设计的向导类型的程序。
步骤1：在“开始”菜单中单击“Microsoft Office Access 2003”命令，进入Access操作界面。在“新建文件”栏中单击“本机上的模板”，进一步在“模板”对话框的“常用”和“数据库”两个选项卡中选择“数据库”选项，见图15-4。
图15-4  数据库“模板”对话框
步骤2：选择所需要的数据库类型。不同类型的数据库有不同的数据库向导，不能选错向导。
第一个图标是关于订单的，它可以帮助我们建立一个关于公司客户、订单等情况的数据库。双击这个图标，数据库向导就开始工作了。
步骤3：定义数据库名称和所在目录。在“文件新建数据库”对话框中输入数据库文件名为“向导型数据库”，在“保存位置”选择这个数据库文件的存放目录，并选择保存类型为“Microsoft  Access数据库”，然后单击“创建”按钮，创建新数据库这一步就完成了。
步骤4：选择数据库中表和表中的字段。屏幕上显示向导信息 (图15-5) ，提示数据库需要存储的客户信息、订单信息等内容。
图15-5  向导提示之一
单击“下一步”按钮，向导对话框提示“请确定是否添加可选字段？”。对话框中分类列出了数据库中可能包含的信息，左边框中是信息的类别，右边框中列的是当前选中的类别中的信息项，见图15-6。
     
图15-6  向导提示之二                        图15-7  向导提示之三
可以通过单击信息项前的小方框来决定数据库中是否要包含某些信息项。绝大多数的信息项是不能取消的，这是因为使用数据库向导建立数据库的时候，向导认为有些信息项是此类数据库必须包含的，它们和数据库中的窗体和报表紧密相关。从外观上很容易区分必选项目和非必选项目，用正常字体书写的项目都是必选项目。选择后，单击“下一步”。
步骤5：接着，向导提示设置屏幕显示方式 (图15-7) 和打印报表的样式 (图15-8) 。单击“下一步”继续。
     
图15-8  向导提示之四                        图15-9  向导提示之五
步骤6：为数据库指定标题。图15-9提示要给新建的数据库指定一个标题。在对话框中输入“客户订单资料库”。
对话框中起的名字是新建的数据库入口窗体上的标题词，这和前面给数据库文件起的名是不一样的。“在所有报表上加一幅画”的意思是，如果想在这个数据库打印出来的所有文件报表上都加上某个图片，就在这儿选择“是的……”，并选择一幅图片。接着单击“下一步”。
步骤7：启动数据库。如图15-10所示，单击“完成”，数据库就建好了。选择打开新建的数据库，如图15-11所示。
     
图15-10  向导提示之六                        图15-11  启动数据库
新建的数据库中还没有数据，因为Access是数据库管理系统，它的向导只是为数据库管理搭建好数据库框架，而数据则需要自己输入的。