企业电子档案管理信息系统的设计
摘要：现在是一个科学技术飞速发展、知识更替日新月异的世纪。计算机已深入到各个领域，并且形成了功能强大、覆盖全球的信息传输网络。各个领域都向系统化、规范化、自动化的方向发展，使得工作效率、工作成绩和生活水平都日益提高。档案管理信息系统正是很多厂矿、公司、个体事业单位所需的，包括对信息的统计、查询、更新、输出等，如果靠人，工作量将很大，若公司人数有几万甚至更多，人工统计将变得不可想象，仅一些简单的操作便可及时、准确地通过计算机获得需要的信息。
本系统符合档案管理的规定，能够满足日常档案人员管理的工作需要，并达到操作过程中的直观、方便、实用、安全等要求。该系统采用模块化程序设计方法，具有较强的灵活性和实用性。
关键词：档案；管理；信息化；设计
引言
随着时代的进步，企业也逐渐变得庞大起来；使得企业档案管理工作也变的越来越复杂。如
何管理好企业的档案，成为企业管理中一个大的问题。如果能实现企业档案管理的自动化，无疑将给企业管理部门带来很大的方便。本系统开发的目的一方面从提高档案管理工作的效率出发，摆脱过去由人用纸和笔进行的费时费力的繁重工作，即利用成熟的计算机系统来实现管理工作的自动化。
档案管理系统就是为企事业单位提供信息咨询、信息检索、信息存取等服务，档案管理是任何企事业单位都需要进行的一项工作,因此,开发制作档案管理系统具有较大的社会现实意义,同时档案管理系统是很多应用系统的典范,它具有应用系统的特征,系统结构与现实生活紧密结合,具体直观,具有典范的数据库系统的特性，本文所论述的就是一个企业档案管理系统的成功案列。
1 开发背景
最初的档案管理是靠人工完成的，当企业规模较小的时候，人力可以完成，随着企业规模的逐渐增大，企业档案数越来越多，依然维持着人力进行的档案管理，必然回造成工作效率低，工作错误增高的问题。随着信息网络技术的应用，目前许多政府部门、企事业单位已建立局域网络，为了充分发挥网络的作用，提高办公处理效率，建设档案管理系统已经
是迫切需要，同时也将彻底摆脱桌面上繁杂的档案文件，使得繁重的工作变得轻松自如。
档案管理系统主要用于企业内部各类档案、也减少了手工操作带来的一些繁琐与不便,使档案的记录和统计变得十分简单.这些优点可以极大的提高企业对档案管理的效率.因此,档案管理系统是企事业信息化、智能化、科学化和正规化不可缺少的管理软件。
2 系统需求分析
2.1 目标
在计算机网络，数据库和先进的开发平台上，利用现有的软件，配置一定的硬件，开发一个具有开放体系结构的、易扩充的、具有良好人机交互界面的档案管理系统，档案管理子功能可以用于支持企业档案管理，有如下2个方面的目标：
支持企业实现规范化的档案管理。
支持企业高效率档案管理的日程业务，包括企业各类档案档案的建立，借阅转出，销毁等。
2.2 主要功能
开发企业档案管理系统的总体任务是实现企业档案管理的系统化和自动化。主要进行企业的档案管理，为企业单位和个人提供档案的收集、整理、保管服务。
2.3 功能需求
增加：档案各种信息的输入，包括档案的基本信息等。
修改：档案的各种信息的修改。
删除：对于过期档案信息的删除。
查询：按某种条件查询，统计档案信息。asp文件管理系统
2.4 性能需求
(1)安全性
系统应提供多种安全加密模式，能够执行数据项、数据表、数据库、操作功能的多层次加
密；可设置用户对系统不同模块的不同级别的操作权限。
(2) 适应性
系统应采用模块化程序设计方法，既便于系统功能的各种组合和修改，又便于未参与开发的技术维护人员补充，维护。系统使用B/S体系结构，尽量细化完善，以便企业以后体系结构的改变
2.5 系统架构
档案系统采用三层架构思想设计，分成：数据存储层、应用处理层、数据表现层三部分，从物理上分成：数据库存储服务器、数据处理应用服务器、用户显示客户端三部分，客户端发出处理请求至应用服务器，应用服务器处理后需要与数据库进行数据交换时，向数据库提交命令，待数据库处理完毕后返回结果，再由应用服务器进行接收，进行加工后提交到客户端进行显示，所以我们可以看出应用服务器是整个数据处理缓解中很重要的环节，它不仅起到连接的作用，并且更多的是起到数据处理的作用。采用这种设计思想的优点在于：
1、大大缓解客户端的处理，减少网络数据传输，数据库服务器返回的结果经过应用服务器处理后才进行返回到客户端，这样可以极大的减少数据的传输量；
2、客户端无需安装任何软件，极大的减少系统管理的维护量，为档案借阅的大范围推广提供物理的方便；
3、可提供大量并发的访问，为更多的人能够同时使用档案系统提供技术依据，应用服务器与数据库服务器使用共享连接池技术，使得数据库的连接可以共享，这种方式不仅可以响应更多的访问数据库的请求，还可以提供更快的数据处理时间。
3 档案系统的详细设计
3.1 归档管理
1)预归档管理
根据最新的档案的管理模式，主要把它分成两部分进行说明：一是文件级文件管理；二是案卷级文件管理。
(1) 档案案卷级管理
案卷管理方法就是将人工管理的方式在计算机里实现，案卷组合一般是在平时归卷的基础上，选择适宜的立卷方法，将单份文件进行整理，最终组成案卷。
它主要是以“卷”的形式进行整理的一种方法，案卷里面包含题名、原文号、年代号、保管期限、分类号等等。
(2) 档案文件级管理
文件级管理是一种新的立卷方法，它解决了案卷级文件管理立卷方法繁琐、复杂等问题，主观随意性比较大，降低了档案管理的效率，给工作人员带来了一定的负担。它是借鉴了《中国档案分类法》、《中国档案保管期限表》定义的一种立卷方式。
3.2 档案管理
分成档案检索、档案利用、档案销毁、档案统计、专题管理等功能。
1) 档案检索
检索条件的录入可分成一般检索和高级检索。
一般检索针对条件不是很复杂的情况，比如只有1、2个条件的情况进行检索。高级检索主要是对于条件比较复杂的情况进行条件的设置，条件与条件之间可输入关系条件等内容，组合出较为复杂的条件。
这些查询条件能够进行保存、打开，且可以记录最后一次的条件，显示的字段能自行调整，且能增加多个排序条件。
2)  档案利用
档案管理员可以利用该模块实现实物借阅管理和电子借阅管理。档案的借阅可按分类号,档号,案卷标题、年代、保管期限等案卷属性包含的字段进行检索。各类档案只能按权限查阅、复印,可办理外借,填写借阅单，存入档案借阅信息表。同时，档案管理员可以利用该模块实现档案的再处理。如编制专题、进行档案编研等。案卷阅览权限由档案管理员定义，并授权给相应可以进行阅览的用户。本系统还可以实现多部门归档，最后统一移交总档案员模式。分档案员可由总档案员通过各个档案数据库的存取控制表设置。